報酬算定は令和6年度改定の現行資料で確認
厚生労働省の令和6年度介護報酬改定資料のうち訪問介護に関する告示・留意事項・Q&Aを参照し、算定・届出の判断は事業所と専門担当へ残します。
根拠1を確認訪問介護・請求と給与・移動費の経理代行ガイド
結論：請求月ではなくサービス月を軸に、訪問実績と入出金を対応させる
訪問介護では、サービス提供月、国保連等への請求月、入金月がずれ、利用者負担は別経路で回収します。返戻・再請求があると、請求額と入金額だけの会計処理では、どの利用者・提供月の差か追えません。さらに、訪問職員の勤務時間、移動時間、キャンセル、直行直帰、車両費を給与・勤怠と事業所収支へ結ばなければ、売上が増えても稼働効率や利益の変化を説明できません。本記事では、個人情報を必要最小限にしながら、訪問実績、請求、利用者負担、返戻、給与、車両費をサービス月で締める方法を示します。 本記事で扱う範囲は「訪問介護のサービス月ごとに提供実績、介護報酬、利用者負担、返戻、職員稼働、移動・車両費を結び、未収と事業所収支を締める運用」です。「介護計画、提供内容、算定可否、人員基準、給与確定を経理代行が判断する説明や、通所介護を含む介護事業全般の総論」とは工程を分け、完了条件を「全サービス月で提供実績、請求・決定、利用者負担、返戻・再請求、入金、勤怠、車両費が照合され、会社が請求結果・給与・事業所収支を承認した状態」とします。
判断の前提
管理台帳は内部管理番号、サービス月、訪問日、担当職員コード、請求先区分、請求額、利用者負担、返戻、再請求、入金、未収を持たせます。予定表から件数を起こすのではなく、提供記録が確定した訪問を請求候補へ進め、記録待ち、区分確認、重複候補は担当者と回答期限を付けた保留にします。直行直帰や利用者宅間の移動は、訪問開始・終了と勤怠を共通の日付・職員コードで照合し、訪問、移動、記録、待機、会議・研修を分けます。キャンセルが出た日は請求候補だけでなく、移動時間と職員稼働への影響も残します。車両費、自家用車精算、公共交通費は事業所と対象月へ集め、利用者住所や支援内容を経理台帳へ複製しません。利用者負担の口座振替不能、現金受領、減免検討は介護報酬の返戻と別の未収状態で管理します。月次では訪問件数だけで収支を評価せず、訪問関連時間比率、再請求の滞留、車両・交通費、職員別の未確定記録を事業所責任者が確認します。
EVIDENCE & DECISION
訪問介護の月次経理で確認する三つの公式観点
最新の介護報酬、指定居宅サービスの運営基準、電子取引保存を実務へ反映します。
原因分析：訪問実績、請求、給与、移動が別システムに分かれていた
共通管理番号がない
請求システムと経理が合計額だけでつながっています。
三つの日付を持たない
請求送信日だけを記録しています。
請求番号がない
利用者名と入金額だけで管理しています。
返戻案件表がない
入金差額だけを会計で調整しています。
課題解決方法：訪問介護のサービス月を締める六ステップ
STEP 01
→サービス月の母集団を固定
内部管理番号、提供日、請求先区分、請求対象、確認状態を登録します。
STEP 02
→サービス・請求・入金月を分ける
サービス月、請求送信日、審査結果、入金日を同じ行で管理します。
STEP 03
→利用者負担を請求単位で追う
サービス月、請求額、入金方法、入金日、差額、返金、未収を管理します。
STEP 04
→返戻・再請求を案件管理
元サービス月、理由、修正担当、再請求月、審査結果、入金を追います。
STEP 05
→職員稼働を勤怠へ照合
訪問時間、移動、キャンセル、会議・研修、直行直帰と勤怠総時間を比較します。
STEP 06
車両費を拠点別に集計
車両、事業所、対象月、燃料、整備、保険、駐車場、走行を管理します。
課題：請求額と入金額だけでは返戻・未収・稼働差が分からない
訪問実績と請求が別
サービス月・請求対象・加算等の差を説明できません。
請求月だけで売上管理
サービス月と請求・入金月がずれ、月次比較が乱れます。
利用者負担を合計消込
請求・口座振替・現金・未収の内訳が追えません。
返戻を翌月売上から差引
元のサービス月と再請求結果が追えず、未回収が残ります。
図解1：訪問実績から請求・入金・給与までをつなぐ6資料
01訪問実績・サービス月集計
02介護報酬請求・入金照合表
03利用者負担・未収一覧
04返戻・再請求管理表
05職員稼働・給与照合表
06車両費・事業所別収支表
VISUAL GUIDE
図解2：訪問実績を請求・給与へ接続する
サービス月を共通軸に、請求・入金・職員稼働・移動費を照合します。
VISIT訪問実績日時・内容
→CLAIM介護報酬請求・返戻
→COPAY利用者負担請求・未収
→STAFF職員稼働時間・移動
→P&L事業所収支入金・車両費
訪問介護の国保連・利用者負担・稼働管理を締める10の実務ポイント
サービス月・内部管理番号の母集団
訪問介護の月次母集団は、内部管理番号、サービス月、保険区分、契約開始・終了、請求先区分で作ります。退院・入院、区分変更、月途中終了は適用日を残し、現在の契約状態だけで過去月を上書きしません。開始・終了一覧は月初にサービス提供責任者が確定し、請求母集団の締日を記録します。
会計側には内部管理番号と金額・状態を渡し、利用者名や支援内容を必要以上に持ち込みません。請求システムとの対応表は閲覧者を限定し、追加・変更・廃止の履歴を管理者が承認します。対応キーの書き出し権限と月次削除日を決め、不要な名簿を作業端末へ残しません。
提供実績と請求候補の照合
訪問実績は訪問日、開始・終了、サービス区分、担当職員、記録確定日を持たせます。予定表と提供記録を照合し、キャンセル、振替、同行、複数職員対応を別状態にします。連続訪問は前後の移動枠も確認し、同時刻重複や記録確定遅れを例外一覧へ載せます。
請求候補は確定済み提供記録から作り、予定件数や勤怠だけで補いません。記録不足、区分確認、重複候補は保留理由と担当・期限を付け、事業所の算定確認後に請求データへ進めます。保留件数を担当者別に数え、請求締日の二営業日前に未解決だけを管理者へ返します。
請求・審査・決定・入金の差額
請求額、審査決定額、振込額をサービス月へ戻し、処遇改善等を含む各項目の差額を分けます。入金合計が一致しても元月が違う調整を相殺せず、決定通知の識別情報を残します。決定通知の調整欄は対象月と理由を転記し、当月売上の単純な値引きとして処理しません。
入金日は資金繰りに、審査決定日は請求管理に使います。未決定分を確定売上や確定入金として扱わず、会計計上の時期・科目は会社方針と税理士の確認へつなぎます。資金表には通常入金日と再請求後の想定日を分け、給与支払週との時間差を表示します。
返戻・過誤・再請求の案件管理
返戻・過誤は対象利用日、サービス区分、理由、金額、再処理方針、提出月を一件ずつ管理します。同じ理由でも複数月を一括で閉じず、再請求、取下げ、会社判断待ちを区別します。返戻台帳は同じ内部番号への再発回数も持たせ、入力・資格・記録等の原因別に予防策を付けます。
再請求後は再提出した事実だけで完了にせず、次の審査決定と入金まで追います。担当変更時も理由、修正箇所、承認者、次回確認日を読める状態にし、再発項目を請求前点検へ戻します。再審査の決定月が変わっても元サービス月を残し、月次収支の比較可能性を保ちます。
利用者負担・公費・未収の消込
利用者負担と公費は介護報酬入金から分け、請求書、口座振替、現金領収、自治体等の入金を別レーンで消し込みます。合算入金は内部管理番号と対象月へ割り当てます。現金受領は受領者、日付、領収番号、入金日をつなぎ、訪問職員の手元残を月末まで残しません。
未収は期限超過、口座振替不能、請求保留、減免等の検討中に分けます。督促、減免、返金、貸倒れ等は管理者・会社が判断し、経理代行は金額、経過日数、次回期限を更新します。回収連絡の履歴は金額欄と分離し、支援現場の事情を広い経理共有欄へ記載しません。
訪問・移動・キャンセルと勤怠
勤怠は訪問、移動、記録、待機、会議、研修、キャンセル対応へ区分します。訪問件数だけで人件費を割り振らず、勤務開始・終了と業務区分を事業所の承認後に給与データへつなぎます。訪問以外の業務時間を可視化し、担当区域や訪問間隔の見直しに使える集計へ整えます。
直行直帰や利用者宅間移動は、訪問実績と勤怠に共通の日付・職員コードを持たせます。移動時間の労働時間該当性、給与、手当、残業の判断は会社と社会保険労務士へ残します。移動が連続する日の休憩・待機区分は勤務表へ戻し、請求実績から逆算して勤怠を作りません。
直行直帰・車両・交通費の集計
車両費は車両、事業所、給油日、走行、修繕、リース、保険を集計します。自家用車利用や交通費は会社規程と承認を付け、訪問先住所を経理台帳へ複製しません。車両別の一訪問当たり費用を補助指標とし、地域差や自家用車利用の増減を確認します。
事故修理、代車、車検等は通常の燃料・維持費と分け、発生日と対象車両を残します。安全運転、事故対応、保険請求の判断は会社が行い、経理代行は受取保険金と自己負担を照合します。保険金の入金予定と修理代支払を別日程で管理し、通常月の訪問原価と分けて報告します。
個人情報を経理データから分離
氏名、要介護状態、支援内容を含む元データは、受領者、保存場所、権限、利用期間を会社が定めます。経理処理に不要な項目は渡さず、返却・削除の完了も記録します。作業終了後の一時ファイルも削除対象に含め、月次点検で残存ファイルの有無を確認します。
委託先の選定・監督、再委託、事故時報告は会社の管理事項です。経理代行は許可された端末・保存先で処理し、アクセス異常や誤送付を確認した場合は定めた連絡経路で即時報告します。事故連絡票には発見時刻、対象範囲、初動、会社報告時刻を残し、原因確定前でも報告を遅らせません。
未収・未処理・次回期限の管理
経理代行へ渡すデータは、内部管理番号、サービス月、請求区分、金額、状態を中心にします。氏名、要介護状態、支援内容など不要な情報を会計側へ複製せず、照合キーの対応表は権限を限定します。
委託開始時は取扱情報、保存場所、再委託、権限、返却・削除、事故報告を会社が定めます。経理代行はアクセス履歴と受領記録を残し、制度上の保存・提供判断は管理者と専門家へ確認します。
事業所別収支と月次承認
月次未完了一覧には返戻、再請求待ち、利用者負担未収、実績未確定、勤怠差額を分け、担当、金額影響、次回期限を付けます。前月値で埋めず、請求可能性と会計処理を別欄にします。
事業所収支はサービス月の決定見込、利用者負担、給与、法定福利、車両・交通費、共通費を同じ月へ戻します。算定、人員配置、給与確定は会社が承認し、経理代行は金額と証拠を照合します。
愛知・名古屋で訪問エリアや複数拠点が広い場合
都市部と郊外では移動時間、駐車場、車両使用、直行直帰の構成が異なります。訪問件数だけで拠点を比べず、サービス時間、移動、返戻、人件費、車両費を組み合わせます。
当社は事業所数、請求・入金経路、利用者負担、返戻、勤怠、車両、締日を確認し、個人情報を最小化した月次照合と事業所別収支を設計します。
会社に残す承認と、経理代行へ任せる処理を分ける
事業所はサービス提供、請求内容、利用者負担、勤務実績、返戻対応、加算要件等の事実を確定し、請求・給与・月次を承認します。代行先は確定資料に基づき、入出金照合、会計入力、未処理一覧と事業所別収支の作成を支援します。
介護報酬の算定・指定基準は自治体や介護保険制度の専門担当、給与・労務は社会保険労務士、税務は税理士へ確認します。利用者情報は最小限とし、アクセス権、保存先、持出し、再委託、事故連絡、終了時の返却・削除を契約で定めます。
訪問介護の月次で確認する10項目
- サービス月の訪問実績母集団を確定した
- 実績未確定を理由付きで残した
- 請求・審査・入金を同じ管理番号で追った
- 利用者負担を請求単位で消し込んだ
- 振替不能・現金・返金を分けた
- 返戻・再請求を元サービス月へ戻した
- 訪問時間と勤怠総時間を照合した
- 移動・会議・キャンセルを区分した
- 車両費を事業所別に集計した
- 個人情報の権限と保存先を確認した
READY-TO-USE TEMPLATE
訪問介護の請求・稼働・未収受け渡し表
個人情報を必要最小限にし、サービス月、請求、返戻、勤怠、車両費を内部管理番号で照合します。
| 管理項目 | 経理代行へ渡す内容 | 会社が確認・決定する内容 | 更新時点 |
|---|---|---|---|
| サービス月・内部番号 | サービス月・内部番号の対象・根拠・期限・結果 | 対象月と対応キーを承認 | 開始時・変更時 |
| 提供実績 | 提供実績の対象・根拠・期限・結果 | 提供内容と記録を承認 | 開始時・変更時 |
| 請求候補 | 請求候補の対象・根拠・期限・結果 | 算定・請求可否を承認 | 開始時・変更時 |
| 審査決定・入金 | 審査決定・入金の対象・根拠・期限・結果 | 決定差額の理由を確認 | 月次締め前 |
| 返戻・再請求 | 返戻・再請求の対象・根拠・期限・結果 | 再請求・取下げ等を決定 | 月次締め前 |
| 利用者負担・公費 | 利用者負担・公費の対象・根拠・期限・結果 | 請求・減免・回収を決定 | 月次締め前 |
| 訪問・移動・勤怠 | 訪問・移動・勤怠の対象・根拠・期限・結果 | 勤務・給与を承認 | 月次締め前 |
| 車両・交通費 | 車両・交通費の対象・根拠・期限・結果 | 業務利用と負担区分を承認 | 月次締め前 |
| 未収・未処理 | 未収・未処理の対象・根拠・期限・結果 | 担当・期限・会計処理を決定 | 月次承認時 |
| 事業所別収支 | 事業所別収支の対象・根拠・期限・結果 | 配賦・最終損益を承認 | 月次承認時 |
この表は訪問介護のサービス月ごとに提供実績、介護報酬、利用者負担、返戻、職員稼働、移動・車両費を結び、未収と事業所収支を締める運用の準備用で、法定様式ではありません。変更前の値、根拠資料、会社承認者、未完了の担当・期限を残してください。コピーはタブ区切り形式で、印刷前に表だけのプレビューを確認できます。
運用モデル
訪問介護向けの月次台帳は、内部管理番号とサービス月を軸に、請求、審査結果、入金、利用者負担、返戻・再請求を並べます。職員側は訪問・移動・会議等と勤怠を照合し、車両費を事業所コードへ集めます。氏名等の個人情報は必要なシステムに限定し、会計一覧は最小限の対応キーで管理します。
図解3：訪問介護の月次品質を測る6指標
率は当月の対象母集団を分母にし、件数・金額・日数は締日時点の未完了を集計します。対象外と未確認を分け、前月と同じ定義で比較してください。
実績・請求候補一致率
提供実績と請求候補が一致した件数÷提供実績件数×100（％）
請求決定差額
請求額－審査決定額
返戻再請求完了率
再請求又は会社判断が完了した返戻件数÷返戻件数×100（％）
利用者負担未収日数
請求期限の翌日から基準日までの経過日数
訪問関連時間比率
訪問・移動・記録時間÷勤怠総時間×100（％）
事業所人件費率
給与・法定福利費÷サービス月収益×100（％）
SERVICE
訪問実績から請求・給与・移動費まで月次でつなぎます
当社は訪問実績、介護報酬、利用者負担、返戻・再請求、入金、職員稼働、車両費をサービス月と事業所コードで整理し、会計入力、差異・未収一覧、事業所別収支の作成を支援します。算定・提供・労務・税務判断は事業所・専門家へ残します。
COMPANY
会社・事業所責任者
契約、提供実績、算定、配置、給与、配賦、最終結果を承認
PARTNERS
愛知経理代行パートナーズ
承認済み資料を回収・入力・照合し、差額と未完了を報告
MANAGEMENT
税理士・社労士・弁護士・有資格者・所管機関
税務・労務・法務・指定・報酬・安全等の専門判断を担当
対応範囲は資料量、件数、利用システム、締め、例外処理を確認して事前にご案内します。専門資格が必要な判断・書類作成・代理手続きは当社サービスの範囲外です。
PRICE
料金プラン
記帳・給与計算・請求書発行をセットにした、規模に合わせて選べる月額プランです。業務量や資料の状態を確認したうえで、必要な範囲をご案内します。
横にスワイプしてプランを確認できます
エコノミー
〜5名・小規模事業者向け
¥24,800／月（税別）
記帳・給与計算・請求書発行をセットで
- 記帳代行 50仕訳／月
- 給与計算 5名まで
- 請求書発行 10件／月
- クラウド会計サポート あり
- 月次試算表レポート あり
シルバー
〜10名・中小規模向け
¥42,800／月（税別）
記帳・給与計算・請求書発行をセットで
- 記帳代行 100仕訳／月
- 給与計算 10名まで
- 請求書発行 15件／月
- クラウド会計サポート あり
- 月次試算表レポート あり
プラチナ
〜15名・成長企業向け
¥59,800／月（税別）
記帳・給与計算・請求書発行をセットで
- 記帳代行 150仕訳／月
- 給与計算 15名まで
- 請求書発行 20件／月
- クラウド会計サポート あり
- 月次試算表レポート あり
仕訳数・人数・請求書の件数を超える場合は追加費用が発生します。詳しくはお問い合わせください。
料金ページを見る →FAQ
よくある質問
Q. 返戻の再請求も任せられますか？
A. 差異一覧や履歴管理は支援できますが、請求内容の修正・算定判断は事業所側で承認が必要です。
Q. 利用者名を会計ソフトへ入れる必要がありますか？
A. 通常は必要最小限の内部管理キーで照合し、氏名等を広く複製しない設計を検討します。
Q. 登録ヘルパーの給与計算も対象ですか？
A. 承認済み実績・単価に基づく集計は範囲にできます。条件・労務判断は会社・専門家へ残します。
Q. 車両費を訪問ごとに配れますか？
A. 必要性と記録負担を見て、車両・事業所・対象月等の現実的な粒度を設計します。
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参考にした公式・公的情報
本文の判断軸と、確認に使った一次情報の対応を示します。
一次情報が支える範囲
出典は2026年9月2日時点で確認。厚生労働省資料は現行の介護報酬改定と指定居宅サービス基準、個人情報保護委員会・厚生労働省資料は令和8年4月一部改正の医療・介護ガイダンス、国税庁資料は電子取引保存の確認に使用しています。収支指標は運用提案です。
- 厚生労働省「令和6年度介護報酬改定について」訪問介護・通所介護を含む報酬告示、留意事項、Q&Aの現行資料を確認2026年9月2日確認
- 厚生労働省「指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準」訪問介護・通所介護の利用料、提供記録、運営上の公式基準を確認2026年9月2日確認
- 個人情報保護委員会・厚生労働省「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」令和8年4月一部改正の委託先選定・監督・安全管理措置を確認2026年9月2日確認
- 国税庁「電子取引関係」電子請求書等の電子取引データを保存する際の公式案内を確認2026年9月2日確認
訪問介護・請求と給与・移動費の経理代行ガイドでは、参照先の最新版と自社規程・実態を確認し、実務上の注意：介護報酬の算定、加算・減算、返戻修正、指定基準の判断は事業所・自治体・制度担当へ確認してください。給与・移動・勤務時間等は社会保険労務士、売上計上や税務は税理士へ相談します。経理代行はサービス提供や請求適否を独自判断せず、会社承認済み実績と入出金・会計を照合します。
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