報酬算定は令和6年度改定の現行資料で確認
厚生労働省の令和6年度介護報酬改定資料のうち通所介護に関する告示・留意事項・Q&Aを参照し、算定・届出の判断は事業所と専門担当へ残します。
根拠1を確認デイサービス・稼働率と送迎・施設費の経理代行ガイド
結論：訪問件数ではなく、営業日・定員稼働・送迎・施設固定費を一体で見る
デイサービスでは、介護報酬と利用者負担に加え、食費等の保険外費用、職員配置、送迎車・燃料、施設家賃・光熱費が収支を左右します。訪問介護と違い、定員と営業日、利用人数、送迎ルート、施設固定費を同じ月次で見る必要があります。請求・入金の合計だけでは、欠席や定員稼働の変化、返戻、食費未収、送迎車の修理、人件費の増加が利益へどう影響したか分かりません。本記事では、サービス月を軸に、通所実績、請求、利用料、食費等、職員配置、送迎・施設費を締める方法を示します。 本記事で扱う範囲は「デイサービスの営業日・定員・利用実績、介護報酬、利用料・食費、職員配置、送迎車、施設費をサービス月へ集め、拠点収支を締める運用」です。「訪問介護の件数管理や、提供内容、算定、人員基準、送迎安全を経理代行が判断する説明」とは工程を分け、完了条件を「全営業日で定員・予約・利用・欠席、請求・入金、利用料・食費、配置・勤怠、送迎・施設費が一致し、会社が請求結果と拠点収支を承認した状態」とします。
判断の前提
通所実績台帳には営業日、定員、予約、実利用、欠席、提供時間、食数、送迎便、請求対象を日単位で登録します。予約人数をそのまま請求候補へ置かず、提供記録の確定、欠席・振替、短時間利用、延長の状態を分けます。利用者負担、食費、日用品等は介護報酬と別に請求・消込し、口座振替不能、現金回収、返金を費目別に追います。職員配置は営業日と時間帯ごとに予定表、勤怠、給与対象時間を照合し、他拠点応援や兼務を応援元・応援先へ二重配賦しません。送迎車は午前便・午後便等の便、車両、走行、給油、修繕を集計し、欠席によるルート変更や空車距離を請求判断と分離して運行側へ返します。家賃、光熱、厨房・浴室・機能訓練設備、清掃、リース等は事業所コードへ直課し、共用費だけを承認済み基準で配賦します。月次では定員稼働率、人件費率、送迎一利用日原価、施設費を同じサービス月へ戻し、曜日別の空きと固定費負担を確認します。
EVIDENCE & DECISION
デイサービスの月次経理で確認する三つの公式観点
最新の介護報酬、利用者負担・食費等の運営基準、通所介護の公式案内を実務へ反映します。
図解1：通所実績から請求・送迎・施設収支までをつなぐ6資料
01通所実績・定員稼働表
02介護報酬請求・入金表
03利用者負担・食費等未収表
04返戻・再請求管理表
05職員配置・人件費照合表
06送迎車・施設費・事業所収支表
VISUAL GUIDE
図解2：定員稼働から施設収支まで一本化する
通所実績、請求、食費等、職員、送迎、施設費を月次へ集めます。
ATTEND通所実績定員・欠席
→CLAIM介護報酬請求・返戻
→SELF-PAY利用料等食費・未収
→STAFF職員配置勤務・人件費
→CENTER事業所収支送迎・施設費
課題：請求額が同じでも稼働・送迎・人件費・施設費で利益が変わる
定員と利用実績が別
営業日・予約・欠席・実利用の差が収支へつながりません。
請求・入金を合計管理
サービス月、返戻、再請求の差が追えません。
食費等を利用料へ一括
介護報酬、利用者負担、食費等の未収と返金が混ざります。
職員配置と給与が別
稼働率が下がっても人件費と配置の理由を説明できません。
課題解決方法：デイサービスのサービス月を締める六ステップ
STEP 01
→営業日・定員・利用を固定
日別の定員、予約、利用、欠席、提供時間、請求対象を確認します。
STEP 02
→サービス月別に請求照合
サービス月、請求日、審査結果、返戻、再請求、入金を同じ管理番号で追います。
STEP 03
→保険内・保険外を分ける
利用者負担、食費、日常生活費等を請求区分・サービス月・入金単位で管理します。
STEP 04
→配置・勤怠・人件費を照合
日別配置、勤務、残業、応援、研修、休暇を勤怠総時間と比較します。
STEP 05
→送迎車を車両別に管理
車両、運行日、走行、燃料、整備、保険、リース、代車を記録します。
STEP 06
施設費を事業所へ集計
家賃、光熱、設備リース、給食関連、消耗品を事業所コードで集めます。
原因分析：通所実績、請求、シフト、送迎、施設費が別管理だった
稼働母集団がない
請求件数だけで利用状況を見ています。
三つの日付がない
請求送信日と入金日だけを見ています。
費用区分が一つ
請求書と入金を利用者合計で処理しています。
シフトと勤怠が不連続
給与総額だけを事業所へ計上しています。
デイサービスの稼働率・送迎・施設収支管理を締める10の実務ポイント
営業日・定員・サービス月の母集団
事業所マスターには営業日、定員、休業日、サービス区分、請求締日、入金予定日を登録します。月途中の臨時休業や定員変更は適用日を残し、月末の稼働率を現在の設定だけで計算しません。年間営業カレンダーと当月実績を比較し、祝日営業や設備点検による休業を別理由で集計します。
サービス月を主キーに営業日別の利用可能人数を作り、予定、実利用、欠席を載せます。定員超過や振替の扱いは管理者が確認し、経理代行は承認済みの母集団で指標を更新します。曜日別の利用可能枠を持たせ、定員に対する空きが継続する曜日を送迎便と合わせて確認します。
予約・利用・欠席・提供時間
予約表と提供記録を利用日単位で照合し、欠席、当日取消、振替、早退、延長を別状態にします。予約人数をそのまま請求候補や売上見込へ置かず、提供記録の確定日を残します。欠席連絡の受付時刻と食事・送迎準備の発生状況を分け、請求以外の原価影響も残します。
提供時間の区分が変わった場合は変更前後の予定、実績、管理者承認を対応させます。送迎だけ、食事だけ等の事実から算定可否を推測せず、請求候補に含めるかは事業所が決定します。短時間利用と延長は滞在時間帯を保存し、昼食数や送迎便の変更と同じ利用日に結びます。
介護報酬の請求・決定・返戻
介護報酬はサービス月、請求年月、請求額、審査決定額、入金日を分けます。決定通知を利用日別の請求候補へ戻し、加算、本体、調整を一つの差額へまとめません。決定差は本体、加算、調整に分け、営業日別の実績へ戻して稼働指標とのずれを説明します。
返戻や過誤は理由コード、対象利用日、金額、再請求月、次回期限を持たせます。会計上の未収、請求システム上の再処理、会社判断待ちを別状態にして二重計上を防ぎます。返戻案件は理由別件数と金額を集め、受付・提供・入力・資格確認のどこで防げるかを月次点検します。
利用者負担・食費等の請求消込
利用者負担、食費、日用品等は費目別に請求し、保険給付分と別に消し込みます。請求書、領収、口座振替結果を対応させ、合算入金は利用者別・費目別へ割り当てます。食費の請求数と調理・仕入側の食数を比較し、欠席後の食材原価を利用料未収へ混ぜません。
減免、返金、未収の扱いは管理者が根拠と承認者を残します。食数や利用日数から金額を自動確定せず、契約・重要事項説明書等に基づく会社確認後の値を経理へ渡します。口座振替不能と現金回収を別一覧にし、窓口保管残と銀行入金日までを照合します。
日別配置・勤務・給与の照合
配置予定表、出勤簿、勤怠、給与対象時間を営業日ごとに照合します。利用人数が少ない日の研修、会議、清掃、記録時間も勤務区分へ残し、直接支援時間だけで給与を配賦しません。配置表には職種と勤務帯を残し、利用が集中する時間帯の人件費を日単位で見えるようにします。
応援、兼務、欠勤、残業、代替職員は所属事業所と対象日を記録します。人員基準の充足や給与確定は管理者・会社が承認し、経理代行は承認済み時間と給与明細を月次収支へ戻します。他拠点応援の時間と所属給与を対応させ、応援元・応援先の二重配賦を月次点検で防ぎます。
送迎ルート・車両・燃料・修繕
送迎台帳は車両、運行日、便、走行距離、給油、修繕、リース料を持たせます。利用者住所や詳細な経路は経理側へ複製せず、送迎対象延利用日数と費用集計に必要な情報へ限定します。午前便・午後便等の便別走行を集計し、空車距離や待機が増えた日の理由を運行側へ返します。
代車、事故修理、タイヤ交換、車検等は通常運行費と分け、発生日と対象車両を残します。運行・安全・事故対応の判断は事業所が行い、経理代行は保険金や自己負担を含む費用差を整理します。大口修繕は発生日と利用停止期間を残し、車両費の月次変動と代替送迎の追加費用を分けます。
家賃・光熱・リース等の施設費
家賃、光熱、清掃、設備リース、通信、修繕は事業所コードへ直課します。複数サービスで共用する費用だけを共通費へ置き、請求書の名義だけで法人共通費にしません。設備修繕は建物、厨房、浴室、機能訓練等へ区分し、単発費用が通常固定費へ埋もれないようにします。
共用費の配賦基準は面積、使用時間、職員数等から会社が選び、基準、開始日、承認者を残します。稼働率が低い月だけ配賦を弱めず、変更時は旧基準との比較を保存します。配賦前の事業所直課額も保存し、法人共通負担を除いた現場運営の変化を経営者へ示します。
個人情報と運行情報の分離
経理用データは内部管理番号、利用日、費目、金額、状態を中心にします。氏名、介護内容、住所、家族情報を会計台帳へ広く持ち込まず、対応表と元システムの権限を限定します。利用日別の照合結果だけを経理へ渡し、送迎順序や介護上の注意事項は元システムに留めます。
委託データは受領者、保存先、利用期間、返却・削除、事故報告を記録します。経理代行が不要な運行表や介護記録を受け取った場合の返却手順を定め、再委託の可否は会社が管理します。月次の権限棚卸しでは退職・異動者、共有ID、外部共有リンクを確認し、不要権限を会社が停止します。
稼働率・人件費率・送迎原価
個人名や介護記録を会計台帳へ広く複製せず、内部管理番号、利用日、費目、金額、状態で照合します。送迎表も住所等を経理側へ渡さず、車両・日付・走行・費用の集計へ限定します。
施設費は家賃、光熱、清掃、リース、修繕を事業所コードへ集めます。複数事業が共用する場合は面積、使用時間、人数等の会社承認ルールを残し、毎月都合のよい基準へ変えません。
未収・未処理・月次承認
稼働差は予約、利用、欠席、提供時間、休業日へ分け、人件費差は配置、残業、研修、欠勤、代替へ分けます。送迎費と施設費を含めた後の拠点収支を比較します。
月次会議では管理者が実績、算定、配置、送迎を、経営者が給与、未収、配賦、最終収支を承認します。経理代行は承認済みデータの照合と未完了一覧を担当します。
愛知・名古屋で送迎範囲や施設規模が異なる場合
都市部と郊外、単独型と複合施設では、送迎距離、車両台数、家賃、職員配置、食事提供の構成が異なります。利用人数だけで比較せず、営業日・定員稼働・人件費・送迎・施設費を合わせます。
当社は事業所数、定員・営業日、請求・利用料、返戻、職員配置、車両、施設費を確認し、通所型の月次照合と事業所別収支を設計します。
会社に残す承認と、経理代行へ任せる処理を分ける
事業所はサービス提供、請求内容、利用者負担、勤務実績、返戻対応、加算要件等の事実を確定し、請求・給与・月次を承認します。代行先は確定資料に基づき、入出金照合、会計入力、未処理一覧と事業所別収支の作成を支援します。
介護報酬の算定・指定基準は自治体や介護保険制度の専門担当、給与・労務は社会保険労務士、税務は税理士へ確認します。利用者情報は最小限とし、アクセス権、保存先、持出し、再委託、事故連絡、終了時の返却・削除を契約で定めます。
デイサービスの月次で確認する10項目
- 営業日・定員・予約・実利用を確定した
- 欠席と請求対象を区分した
- 請求・審査・入金をサービス月で追った
- 利用者負担と食費等を分けた
- 返戻・再請求を元サービス月へ戻した
- 職員配置と勤怠総時間を照合した
- 他事業所応援を稼働先へ配分した
- 送迎車の燃料・修理を車両別に集計した
- 家賃・光熱・リースを事業所へ付けた
- 個人情報を最小限の権限で管理した
READY-TO-USE TEMPLATE
デイサービスの稼働・送迎・施設収支受け渡し表
営業日、定員稼働、請求、利用料等、配置、送迎、施設費をサービス月と事業所コードで締めます。
| 管理項目 | 経理代行へ渡す内容 | 会社が確認・決定する内容 | 更新時点 |
|---|---|---|---|
| 営業日・定員 | 営業日・定員の対象・根拠・期限・結果 | 営業日と定員を承認 | 開始時・変更時 |
| 予約・利用・欠席 | 予約・利用・欠席の対象・根拠・期限・結果 | 欠席・振替等を確認 | 開始時・変更時 |
| 提供時間・実績 | 提供時間・実績の対象・根拠・期限・結果 | 提供記録を承認 | 開始時・変更時 |
| 請求・決定・返戻 | 請求・決定・返戻の対象・根拠・期限・結果 | 算定・再請求を決定 | 月次締め前 |
| 利用者負担・食費等 | 利用者負担・食費等の対象・根拠・期限・結果 | 請求・減免・回収を決定 | 月次締め前 |
| 職員配置・勤怠 | 職員配置・勤怠の対象・根拠・期限・結果 | 配置・勤務・給与を承認 | 月次締め前 |
| 送迎車・燃料・修繕 | 送迎車・燃料・修繕の対象・根拠・期限・結果 | 運行・安全・負担を承認 | 月次締め前 |
| 家賃・光熱・リース | 家賃・光熱・リースの対象・根拠・期限・結果 | 配賦基準を承認 | 月次締め前 |
| 未収・未処理 | 未収・未処理の対象・根拠・期限・結果 | 担当・期限・処理を決定 | 月次承認時 |
| 拠点別収支 | 拠点別収支の対象・根拠・期限・結果 | 配賦後損益を承認 | 月次承認時 |
この表はデイサービスの営業日・定員・利用実績、介護報酬、利用料・食費、職員配置、送迎車、施設費をサービス月へ集め、拠点収支を締める運用の準備用で、法定様式ではありません。変更前の値、根拠資料、会社承認者、未完了の担当・期限を残してください。コピーはタブ区切り形式で、印刷前に表だけのプレビューを確認できます。
運用モデル
デイサービス向けの月次台帳は、サービス月と事業所コードを軸に、営業日・定員・実利用、介護報酬、利用者負担・食費等、返戻、職員配置、人件費、送迎車、施設費を並べます。個人情報を含む請求台帳と経営用集計を分け、稼働率と固定費・変動費の変化を同じ月次で確認します。
図解3：デイサービスの月次品質を測る6指標
率は当月の対象母集団を分母にし、件数・金額・日数は締日時点の未完了を集計します。対象外と未確認を分け、前月と同じ定義で比較してください。
定員稼働率
実利用延人数÷営業日ごとの利用可能延人数×100（％）
欠席率
欠席件数÷予約件数×100（％）
請求決定差額
請求額－審査決定額
利用料等未収率
期限超過の利用者負担・食費等÷当月請求額×100（％）
送迎一利用日原価
送迎車・燃料・修繕等÷送迎対象延利用日数
拠点人件費率
給与・法定福利費÷サービス月収益×100（％）
SERVICE
稼働・請求・人件費・送迎・施設費を同じ月次へ集めます
当社は通所実績、介護報酬、利用者負担・食費等、返戻、職員配置、送迎車、施設費をサービス月と事業所コードで整理し、会計入力、差異・未収一覧、事業所別収支の作成を支援します。算定・配置・提供・税務判断は事業所・専門家へ残します。
COMPANY
会社・事業所責任者
契約、提供実績、算定、配置、給与、配賦、最終結果を承認
PARTNERS
愛知経理代行パートナーズ
承認済み資料を回収・入力・照合し、差額と未完了を報告
MANAGEMENT
税理士・社労士・弁護士・有資格者・所管機関
税務・労務・法務・指定・報酬・安全等の専門判断を担当
対応範囲は資料量、件数、利用システム、締め、例外処理を確認して事前にご案内します。専門資格が必要な判断・書類作成・代理手続きは当社サービスの範囲外です。
PRICE
料金プラン
記帳・給与計算・請求書発行をセットにした、規模に合わせて選べる月額プランです。業務量や資料の状態を確認したうえで、必要な範囲をご案内します。
横にスワイプしてプランを確認できます
エコノミー
〜5名・小規模事業者向け
¥24,800／月（税別）
記帳・給与計算・請求書発行をセットで
- 記帳代行 50仕訳／月
- 給与計算 5名まで
- 請求書発行 10件／月
- クラウド会計サポート あり
- 月次試算表レポート あり
シルバー
〜10名・中小規模向け
¥42,800／月（税別）
記帳・給与計算・請求書発行をセットで
- 記帳代行 100仕訳／月
- 給与計算 10名まで
- 請求書発行 15件／月
- クラウド会計サポート あり
- 月次試算表レポート あり
プラチナ
〜15名・成長企業向け
¥59,800／月（税別）
記帳・給与計算・請求書発行をセットで
- 記帳代行 150仕訳／月
- 給与計算 15名まで
- 請求書発行 20件／月
- クラウド会計サポート あり
- 月次試算表レポート あり
仕訳数・人数・請求書の件数を超える場合は追加費用が発生します。詳しくはお問い合わせください。
料金ページを見る →FAQ
よくある質問
Q. 食費などの未収も管理できますか？
A. 介護報酬・利用者負担・食費等を分け、請求番号・入金方法・未収状態で追えます。
Q. 定員稼働率も月次に入れられますか？
A. 営業日・定員・実利用を事業所承認済み実績から集計できます。
Q. 送迎ルートごとの個人情報は必要ですか？
A. 会計には通常不要です。車両・営業日・事業所等、目的に必要な最小粒度を選びます。
Q. 職員配置基準も確認してもらえますか？
A. 配置表との照合は支援できますが、基準適合や加算判断は事業所・専門担当へ残します。
関連コラム
参考にした公式・公的情報
本文の判断軸と、確認に使った一次情報の対応を示します。
一次情報が支える範囲
出典は2026年9月2日時点で確認。厚生労働省資料は現行の介護報酬改定、指定居宅サービス基準、通所介護の利用料等、個人情報保護委員会・厚生労働省資料は医療・介護データの委託管理に使用しています。稼働率・送迎原価・配賦は運用提案です。
- 厚生労働省「令和6年度介護報酬改定について」訪問介護・通所介護を含む報酬告示、留意事項、Q&Aの現行資料を確認2026年9月2日確認
- 厚生労働省「指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準」訪問介護・通所介護の利用料、提供記録、運営上の公式基準を確認2026年9月2日確認
- 厚生労働省「通所介護（デイサービス）」通所介護の提供内容、利用者負担、食費等の案内を確認2026年9月2日確認
- 個人情報保護委員会・厚生労働省「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」令和8年4月一部改正の委託先選定・監督・安全管理措置を確認2026年9月2日確認
デイサービス・稼働率と送迎・施設費の経理代行ガイドでは、参照先の最新版と自社規程・実態を確認し、実務上の注意：介護報酬の算定、加算・減算、返戻修正、指定基準、利用料等の判断は事業所・自治体・制度担当へ確認してください。職員配置・勤務時間は社会保険労務士、売上計上や費用配賦は税理士へ相談します。経理代行はサービス提供や算定適否を独自判断せず、承認済み実績と入出金・会計を照合します。
デイサービスの稼働率・送迎・施設収支管理について、依頼範囲と会社に残す判断を整理しませんか
現在の資料量、利用システム、困っている工程を伺い、外注できる範囲と料金の目安を整理します。資料が完全にそろっていなくても、分かる範囲からご相談いただけます。
無料相談・お見積りはこちら