令和8年度改定を適用日付きで管理
厚生労働省の改定資料、告示、通知、Q&Aを参照し、算定・届出の判断は施設と制度担当へ残します。
根拠1を確認介護施設・入居者請求と施設原価の経理代行ガイド
結論：通所型と異なり、入退居日・居室・食数・24時間配置を月次へ入れる
介護施設では、介護報酬、利用者負担、食費、居住費、管理費等の請求、入退居・入院・外泊の日割り、預り金、返金、職員給与、給食・光熱・修繕が同時に動きます。利用者別の合計請求だけでは、どの費目が未収か、どの期間の調整かを説明できません。食数・居室稼働・夜勤配置が施設原価へ直結するため、報酬増減だけで利益を評価することもできません。本記事では、内部管理番号・対象月・施設コードで複合請求と施設費を締めます。 本記事で扱う範囲は「介護施設の入退居・外泊、介護報酬、費目別入居者請求、預り金、食数、配置・給与、施設費を対象月と施設コードへ戻して損益を締める運用」です。「契約上の日割り、介護報酬算定、人員配置、入退居判断、預り金の使用可否を経理代行が決める説明」とは工程を分け、完了条件を「全入居者について対象期間、介護報酬、食費・居住費等、入金・返金・預り金が一致し、施設別の人件費、給食費、設備費、未収、損益を法人が承認した状態」とします。
判断の前提
入退居、入院・外泊、居室利用、食数、サービス実績を基礎に、介護報酬と保険外請求を分けます。職員は日勤・夜勤・応援を勤怠へつなぎ、給食、光熱、設備、リネン、修繕を施設コードへ集めます。預り金や立替金は施設収益と混ぜず、残高と退居精算を別に確認します。
EVIDENCE & DECISION
介護施設の月次へ反映する三つの公式観点
令和8年度介護報酬改定、運営基準、委託先管理を実務へ反映します。
図解1：入退居から施設別損益までをつなぐ6資料
01入退居・居室利用台帳
02介護報酬請求・決定表
03費目別入居者請求・未収表
04預り金・返金残高表
05職員配置・給与照合表
06食材・光熱・修繕・施設損益表
VISUAL GUIDE
図解2：入居期間から複合請求と施設原価を組み立てる
報酬、保険外、預り金、人員、施設費を別管理して施設損益へ集めます。
STAY入居期間入退居・外泊
→CLAIM介護報酬請求・返戻
→BILL入居者請求食費・居住費
→COST施設原価人員・給食
→PL施設損益未収・共通費
原因分析：入退居日、費目、食数、配置、施設費に共通の対象月がなかった
期間台帳がない
在籍一覧だけを使います。
決定差がない
送信額と入金だけを見ます。
費目コードがない
合計だけを消し込みます。
現金帳と会計が別
個別残高を締めません。
課題：入居者請求と施設原価が月合計になり、未収・日割り・利益の理由が分からない
月末人数だけで請求
日割り・外泊調整が漏れます。
報酬を入金月で集計
返戻と回収時期が混ざります。
入居者請求が一式
費目別未収が分かりません。
預り金を収入と混在
残高と返金義務を追えません。
課題解決方法：介護施設の複合請求と施設損益を締める六ステップ
STEP 01
→入居期間を確定
入退居、外泊、居室変更、対象日数を管理します。
STEP 02
→報酬を月別追跡
請求、決定、返戻、再請求、入金を追います。
STEP 03
→費目別に消込
対象月、費目、日数、入金、未収、返金を追います。
STEP 04
→預り金を残高照合
受入、支出、証憑、承認、残高、退居返金を追います。
STEP 05
→配置・勤怠を照合
日勤、夜勤、応援、研修、休暇を合わせます。
STEP 06
食数原価を集計
食数、食材、委託費、廃棄、職員食を施設へ集めます。
介護施設の入居者請求と施設別損益を締める10の実務ポイント
入退居・外泊・居室の対象期間
入退居日、入院・外泊、居室変更、対象日数を内部番号で確定します。日割り判断は施設へ残し、代行先は承認済み期間と請求を照合します。月中増減を食数・居室稼働へも反映します。退居後の追加請求や返金は元対象月へ戻します。請求前に在籍・居室・対象日数の差を施設担当が承認します。「月末人数だけで請求」は、入退居、外泊、居室変更、対象日数を管理しますと確認できた時点で完了にします。
検証者は「入居期間を確定」の実施記録と「退居後の追加請求や返金は元対象月へ戻します」の証拠を照合し、作業者の口頭説明だけで承認しません。差が残る場合は原因候補「期間台帳がない」に戻り、対象月、金額影響、確認資料、回答者、期限を記録します。翌月は介護施設の複合請求と施設原価の引継ぎ時に「月末人数だけで請求」の再発件数と前月保留の解消結果を確認し、必要な提出方法または承認手順だけを改めます。
介護報酬の請求・決定・返戻
介護報酬はサービス月、請求月、決定、返戻、入金月を分けます。加算判断は施設へ残し、根拠資料の所在を記録します。再請求は元サービス月へ戻します。売上計上方針は税理士へ確認します。審査後に差額理由・担当・期限を更新します。「報酬を入金月で集計」は、請求、決定、返戻、再請求、入金を追いますと確認できた時点で完了にします。
検証者は「報酬を月別追跡」の実施記録と「売上計上方針は税理士へ確認します」の証拠を照合し、作業者の口頭説明だけで承認しません。差が残る場合は原因候補「決定差がない」に戻り、対象月、金額影響、確認資料、回答者、期限を記録します。翌月は介護施設の複合請求と施設原価の引継ぎ時に「報酬を入金月で集計」の再発件数と前月保留の解消結果を確認し、必要な提出方法または承認手順だけを改めます。
食費・居住費・管理費等の費目別請求
利用者負担、食費、居住費、管理費等を別明細にします。契約に基づく請求判断は施設へ残します。複数月入金を推測配分しません。経営資料は費目別集計とし個人名を外します。未請求、振替不能、現金、過入金、返金待ちを分けます。「入居者請求が一式」は、対象月、費目、日数、入金、未収、返金を追いますと確認できた時点で完了にします。
検証者は「費目別に消込」の実施記録と「経営資料は費目別集計とし個人名を外します」の証拠を照合し、作業者の口頭説明だけで承認しません。差が残る場合は原因候補「費目コードがない」に戻り、対象月、金額影響、確認資料、回答者、期限を記録します。翌月は介護施設の複合請求と施設原価の引継ぎ時に「入居者請求が一式」の再発件数と前月保留の解消結果を確認し、必要な提出方法または承認手順だけを改めます。
預り金・立替金・返金・退居精算
預り金・立替金は施設収益と分けます。支出証憑と承認を対応させ、現金帳と会計を突合します。不足・過剰・使途不明を別状態にします。運用判断は施設へ残します。退居精算は最終支出、未請求、返金結果を別担当者が確認します。「預り金を収入と混在」は、受入、支出、証憑、承認、残高、退居返金を追いますと確認できた時点で完了にします。
検証者は「預り金を残高照合」の実施記録と「運用判断は施設へ残します」の証拠を照合し、作業者の口頭説明だけで承認しません。差が残る場合は原因候補「現金帳と会計が別」に戻り、対象月、金額影響、確認資料、回答者、期限を記録します。翌月は介護施設の複合請求と施設原価の引継ぎ時に「預り金を収入と混在」の再発件数と前月保留の解消結果を確認し、必要な提出方法または承認手順だけを改めます。
日勤・夜勤・応援と給与
配置表は役割、日勤・夜勤、応援、研修、休暇を日別に持ちます。配置・労務判断は施設と専門家へ残します。併設サービス応援は稼働先へ反映します。手当条件を推測せず承認済みマスターへ戻します。給与確定前に配置・勤怠・手当対象を突合します。「給与を月総額で見る」は、日勤、夜勤、応援、研修、休暇を合わせますと確認できた時点で完了にします。
検証者は「配置・勤怠を照合」の実施記録と「手当条件を推測せず承認済みマスターへ戻します」の証拠を照合し、作業者の口頭説明だけで承認しません。差が残る場合は原因候補「勤務区分が粗い」に戻り、対象月、金額影響、確認資料、回答者、期限を記録します。翌月は介護施設の複合請求と施設原価の引継ぎ時に「給与を月総額で見る」の再発件数と前月保留の解消結果を確認し、必要な提出方法または承認手順だけを改めます。
食数・給食・消耗品の施設原価
提供食数、仕入、委託費、廃棄、職員食を対象月で対応させます。外泊による欠食は請求と発注への影響を分けます。数量差と単価差を別表示します。提供内容の判断は施設へ残します。一食当たり原価と廃棄差を確認します。「給食費を仕入合計」は、食数、食材、委託費、廃棄、職員食を施設へ集めますと確認できた時点で完了にします。
検証者は「食数原価を集計」の実施記録と「提供内容の判断は施設へ残します」の証拠を照合し、作業者の口頭説明だけで承認しません。差が残る場合は原因候補「食数と仕入が別」に戻り、対象月、金額影響、確認資料、回答者、期限を記録します。翌月は介護施設の複合請求と施設原価の引継ぎ時に「給食費を仕入合計」の再発件数と前月保留の解消結果を確認し、必要な提出方法または承認手順だけを改めます。
家賃・光熱・修繕・設備共通費
施設費は発生施設と対象月を持たせます。大規模修繕と通常保守を分けます。併設共通費は配賦前総額と基準を保存します。資産・修繕の判断は税理士へ確認します。前年同月差を使用量、単価、臨時費用へ分解します。「施設費を法人一括」は、光熱、保守、リネン、修繕、賃借料を施設へ付けますと確認できた時点で完了にします。
検証者は「施設費を発生先へ」の実施記録と「資産・修繕の判断は税理士へ確認します」の証拠を照合し、作業者の口頭説明だけで承認しません。差が残る場合は原因候補「施設コードがない」に戻り、対象月、金額影響、確認資料、回答者、期限を記録します。翌月は介護施設の複合請求と施設原価の引継ぎ時に「施設費を法人一括」の再発件数と前月保留の解消結果を確認し、必要な提出方法または承認手順だけを改めます。
未収・預り金等の主要残高と施設損益
施設月次は損益と主要残高を同時に締めます。利益率と未収滞留・返戻・預り金差を並べます。新設・改修月は比較前提を注記します。未確定はゼロにせず影響額と期限を持たせます。会議で事実、金額、担当、期限を決め翌月へ反映します。「利益だけを締める」は、未収、返戻、預り金、未払、施設損益を合わせますと確認できた時点で完了にします。
検証者は「損益と残高を同時確認」の実施記録と「未確定はゼロにせず影響額と期限を持たせます」の証拠を照合し、作業者の口頭説明だけで承認しません。差が残る場合は原因候補「貸借残高を別管理」に戻り、対象月、金額影響、確認資料、回答者、期限を記録します。翌月は介護施設の複合請求と施設原価の引継ぎ時に「利益だけを締める」の再発件数と前月保留の解消結果を確認し、必要な提出方法または承認手順だけを改めます。
併設サービスと施設共通費の配賦
併設する通所、訪問、住宅等の費用は発注先、利用場所、勤務実績から直接対応分を先に分けます。本部費、共用部、共通職員だけを承認済みの面積、人数、勤務時間等で配賦し、配賦前総額と基準変更日を保存します。
配賦後の赤字を消すために基準を変えず、施設管理者が動かせる直接損益と本部負担後損益を併記します。根拠が未承認の費用は仮配賦で隠さず、金額、候補施設、確認者、期限を未完了一覧へ残します。
主要残高・施設別損益・月次承認
月末は介護報酬未決定、費目別未収、口座振替不能、預り金証憑待ち、退居返金、所属不明人件費、修繕未検収を別状態で確認します。入居者別請求合計と銀行入金が一致しても、費目と対象月が不明なら完了にしません。
月次会議では施設管理者が入退居、利用料、食数、配置、検収を、法人が未収、預り金、配賦、資金、最終損益を承認します。制度・契約・労務・税務上の判断は所管先や専門家へ確認し、経理代行は回答後の処理を反映します。
愛知・名古屋で施設規模や併設サービスが異なる場合
都市型・郊外型、単独・併設では家賃、給食、夜勤、本部負担が異なります。居室稼働、食数、人件費、施設費を合わせます。
当社は報酬、入居者請求、預り金、給与、施設費を対象月へ戻し、施設別損益と残高一覧を作成します。
会社に残す承認と、経理代行へ任せる処理を分ける
事業者はサービス提供、生産・勤務実績、請求内容、利用者負担、給与・工賃・賃金、返戻対応、加算要件等の事実を確定し、請求・支払・給与・月次を承認します。代行先は承認済み資料に基づく回収、入力、照合、未処理一覧と拠点・事業別収支の作成を支援します。
報酬算定・指定基準は自治体や制度担当、給与・労務は社会保険労務士、税務・会計判断は税理士へ確認します。利用者情報は目的に必要な最小限とし、個別ID、アクセス権、保存先、再委託、事故連絡、終了時の返却・削除を定めます。
介護施設の月次で確認する10項目
- 入退居・外泊を確定した
- 介護報酬をサービス月で追った
- 入居者請求を費目別にした
- 振替不能・返金を状態管理した
- 預り金残高を照合した
- 日勤・夜勤・応援を勤怠へ合わせた
- 食数と給食原価を比較した
- 施設費を発生先へ付けた
- 施設損益と主要残高を確認した
- 入居者情報を経営集計から分離した
READY-TO-USE TEMPLATE
介護施設の複合請求・預り金・施設原価受け渡し表
入居期間、介護報酬、費目別請求、預り金、配置、食数、施設費を対象月へ戻します。
| 管理項目 | 経理代行へ渡す内容 | 会社が確認・決定する内容 | 更新時点 |
|---|---|---|---|
| 入退居・外泊・居室 | 入退居・外泊・居室の対象・根拠・期限・結果 | 対象期間と契約条件を承認 | 開始時・変更時 |
| 介護報酬請求・決定 | 介護報酬請求・決定の対象・根拠・期限・結果 | 算定・返戻・再請求を決定 | 開始時・変更時 |
| 食費・居住費等 | 食費・居住費等の対象・根拠・期限・結果 | 費目・日割り・請求額を承認 | 開始時・変更時 |
| 口座振替・未収・返金 | 口座振替・未収・返金の対象・根拠・期限・結果 | 回収・減免・返金を決定 | 月次締め前 |
| 預り金・立替金 | 預り金・立替金の対象・根拠・期限・結果 | 支出・精算・残高を承認 | 月次締め前 |
| 日勤・夜勤・応援 | 日勤・夜勤・応援の対象・根拠・期限・結果 | 配置・勤務・給与を承認 | 月次締め前 |
| 食数・給食・消耗品 | 食数・給食・消耗品の対象・根拠・期限・結果 | 食数・発注・検収を承認 | 月次締め前 |
| 家賃・光熱・修繕 | 家賃・光熱・修繕の対象・根拠・期限・結果 | 発生先・検収・資本支出を確認 | 月次締め前 |
| 併設・本部共通費 | 併設・本部共通費の対象・根拠・期限・結果 | 共通範囲と配賦基準を承認 | 月次承認時 |
| 主要残高・施設損益 | 主要残高・施設損益の対象・根拠・期限・結果 | 残高対応と最終損益を承認 | 月次承認時 |
この表は介護施設の入退居・外泊、介護報酬、費目別入居者請求、預り金、食数、配置・給与、施設費を対象月と施設コードへ戻して損益を締める運用の準備用で、法定様式ではありません。変更前の値、根拠資料、会社承認者、未完了の担当・期限を残してください。コピーはタブ区切り形式で、印刷前に表だけのプレビューを確認できます。
運用モデル
介護施設向け月次台帳は、内部管理番号、対象月、施設コードを軸に、入退居、介護報酬、費目別入居者請求、預り金、配置・給与、食数・施設費を並べます。個人情報台帳と施設損益を分離し、未収・残高も同時に締めます。
図解3：介護施設の月次品質を測る6指標
率は当月の対象母集団を分母にし、件数・金額・日数は締日時点の未完了を集計します。対象外と未確認を分け、前月と同じ定義で比較してください。
居室利用率
利用居室日数÷販売可能居室日数×100（％）
費目別請求確定率
食費・居住費等が費目別に確定した請求額÷対象請求額×100（％）
介護報酬決定差額
介護報酬請求額－審査決定額
預り金未照合額
支出証憑又は承認と対応していない預り金払出額
一食当たり給食原価
食材・給食委託等÷提供食数
施設人件費率
施設へ直課・配賦した給与・法定福利費÷施設収益×100（％）
SERVICE
複合請求・預り金・施設原価を施設損益へつなぎます
当社は介護報酬、入居者請求、食費・居住費、預り金、返戻、給与、給食・光熱・修繕を対象月・施設コードで整理し、会計入力、未収・残高一覧、施設別損益を作成します。制度・契約・労務・税務判断は事業者・専門家へ残します。
COMPANY
会社・事業所責任者
提供実績、請求、配置、給与、費用、最終結果を承認
PARTNERS
愛知経理代行パートナーズ
承認済み資料を回収・入力・照合し、差額と未完了を報告
MANAGEMENT
税理士・社労士・有資格者・所管機関
税務・労務・制度・指定・療養費等の専門判断を担当
対応範囲は資料量、件数、利用システム、締め、例外処理を確認して事前にご案内します。専門資格が必要な判断・書類作成・代理手続きは当社サービスの範囲外です。
PRICE
料金プラン
記帳・給与計算・請求書発行をセットにした、規模に合わせて選べる月額プランです。業務量や資料の状態を確認したうえで、必要な範囲をご案内します。
横にスワイプしてプランを確認できます
エコノミー
〜5名・小規模事業者向け
¥24,800／月（税別）
記帳・給与計算・請求書発行をセットで
- 記帳代行 50仕訳／月
- 給与計算 5名まで
- 請求書発行 10件／月
- クラウド会計サポート あり
- 月次試算表レポート あり
シルバー
〜10名・中小規模向け
¥42,800／月（税別）
記帳・給与計算・請求書発行をセットで
- 記帳代行 100仕訳／月
- 給与計算 10名まで
- 請求書発行 15件／月
- クラウド会計サポート あり
- 月次試算表レポート あり
プラチナ
〜15名・成長企業向け
¥59,800／月（税別）
記帳・給与計算・請求書発行をセットで
- 記帳代行 150仕訳／月
- 給与計算 15名まで
- 請求書発行 20件／月
- クラウド会計サポート あり
- 月次試算表レポート あり
仕訳数・人数・請求書の件数を超える場合は追加費用が発生します。詳しくはお問い合わせください。
料金ページを見る →FAQ
よくある質問
Q. 食費・居住費の未収も分けられますか？
A. 費目、対象月、入金方法、未収状態、返金を分けて追跡できます。
Q. 預り金も照合できますか？
A. 受入・支出・証憑・承認・残高・退居返金を台帳と会計で照合できます。
Q. 日割りを判断してもらえますか？
A. 承認済み期間との照合は支援できますが、契約・制度判断は施設へ残します。
Q. 併設サービスの共通費は？
A. 直接対応分を先に分け、配賦前金額・基準・母数を保存します。
関連コラム
参考にした公式・公的情報
本文の判断軸と、確認に使った一次情報の対応を示します。
一次情報が支える範囲
出典は2026年9月2日時点で確認。厚生労働省資料は令和8年度介護報酬改定と運営基準、個人情報保護委員会資料は委託先管理、国税庁資料は電子取引保存の確認に使用しています。施設原価と配賦指標は運用提案です。
- 厚生労働省「令和8年度介護報酬改定について」介護保険サービスの改定資料、告示、通知、Q&Aを確認2026年9月2日確認
- 厚生労働省「指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準」利用料、提供記録、運営に関する基準を確認2026年9月2日確認
- 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」委託先選定、契約、取扱状況の把握、安全管理措置を確認2026年9月2日確認
- 国税庁「電子取引関係」電子請求書等の電子取引データの保存方法を確認2026年9月2日確認
介護施設・入居者請求と施設原価の経理代行ガイドでは、参照先の最新版と自社規程・実態を確認し、実務上の注意：報酬算定、指定基準、加算・減算、返戻修正は事業者・自治体・制度担当へ確認してください。給与・勤務時間は社会保険労務士、売上計上・費用配賦・税務は税理士へ相談します。経理代行は制度判断を独自に行わず、会社承認済みの実績と入出金・会計を照合します。
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