親子文書を一件の業務で管理する
稟議、精算、証憑、配賦の関係を固定します。
根拠1を確認SmartDB経費業務運用相談ガイド
結論：自由に構築できる業務を標準化と例外管理へつなぐ
SmartDBは、大企業向けのノーコード業務デジタル化基盤で、Webデータベースとワークフローを組み合わせ、複雑な経費・稟議業務を構築できます。外注ではアプリ作成と日々の処理を分け、親子文書、会社別承認、ERP受入れを管理します。
判断の前提
公式情報では、フォーム、Webデータベース、動的な承認、親子文書、外部協力者、モバイル、多言語、Microsoft 365や基幹システムとの連携が案内されています。企業グループでは共通設計と会社別責任の両立が必要です。
EVIDENCE & DECISION
公式情報からノーコード・文書・ERPの境界を確認する
SmartDBの製品・機能情報を基に、公的情報で電子保存と委託管理を補います。
原因分析：文書関係、設定版、法人責任、ERP結果を別に固定していない
アプリ・フォーム版の確認不足
アプリ・フォーム版台帳に根拠がそろわないと、アプリ・フォーム版の確認が担当者任せになります。対策は「旧新版と出力影響を比較する」ことです。
外部協力者・権限の確認不足
外部利用者権限表に根拠がそろわないと、外部協力者・権限の確認が担当者任せになります。対策は「契約範囲と実権限を照合する」ことです。
モバイル・多言語入力の確認不足
端末・言語確認表に根拠がそろわないと、モバイル・多言語入力の確認が担当者任せになります。対策は「PC表示と採用値・必須条件を比較する」ことです。
監査証跡・月次受入れの確認不足
監査証跡・月次受入表に根拠がそろわないと、監査証跡・月次受入れの確認が担当者任せになります。対策は「重要変更と未解決を会社が受け入れる」ことです。
図解1：SmartDBで使う6つの資料
01アプリ・フォーム版台帳
02親子文書関係表
03法人・組織・権限表
04承認・例外履歴表
05ERP連携・伝票結果表
06監査証跡・月次受入表
VISUAL GUIDE
図解2：経費業務を親子文書から会社承認とERP結果へつなぐ
ノーコードの柔軟性を保ちながら、文書関係と受入れ責任を固定します。
APPアプリ版フォーム・項目
→DOC親子文書稟議・精算・証憑
→ORG法人・組織権限・外部利用者
→FLOW承認経路分岐・例外
→LINKERP連携採用版・送信
→ERP基幹結果伝票・エラー
課題：ノーコードで構築した複数文書と会社別承認を一つの業務状態で扱う
アプリ・フォーム版
注意したいのは「変更で必須項目や統制を失う」ことです。ノーコード変更でも、経費種別、証憑、税、部門、案件の必須条件をテストします。
外部協力者・権限
注意したいのは「協力会社へ過剰な閲覧権限を与える」ことです。外部協力者が証憑提出や回答を行う場合、閲覧対象を必要な文書へ限定します。
モバイル・多言語入力
注意したいのは「表示差や翻訳で数値・条件を誤る」ことです。モバイルや多言語利用では、日付、小数点、通貨、添付の表示差をテストします。
監査証跡・月次受入れ
注意したいのは「設定変更や一覧提出だけで完了とみなす」ことです。アプリ、権限、経路、文書関係の変更を監査証跡で確認します。
課題解決方法：着手前に合意する6つの確認事項
確認 01
アプリ・フォーム版
旧新版と出力影響を比較する。会社が設計変更を承認します。
確認 02
親子文書・関連レコード
親子関係と金額・状態を照合する。会社が業務上の関係を承認します。
確認 03
法人・組織・兼務
文書日時点の法人・組織を照合する。各社管理者がマスターを承認します。
確認 04
外部協力者・権限
契約範囲と実権限を照合する。会社が付与・停止を承認します。
確認 05
動的承認・例外経路
必要な全承認と例外承認を照合する。会社の承認者が最終判断します。
確認 06
証憑・電子保存
証憑と文書・帳簿を往復する。会社と税理士が保存・税務方針を決めます。
SmartDBを外注する前に決める10領域
アプリ・フォーム版
ノーコード変更でも、経費種別、証憑、税、部門、案件の必須条件をテストします。適用日を固定します。
旧文書へ新計算を遡及しません。変更前後と影響対象、ロールバック条件を残します。
親子文書・関連レコード
事前稟議を親、複数回の経費精算や証憑を子として管理する場合、関係種別と残額を固定します。
複製や再申請で親が変わる場合は旧関係を保持します。孤立文書と重複消化を検知します。
法人・組織・兼務
企業グループで共通アプリを使っても、法人コード、科目、承認者、会計接続先を分けます。
兼務者はどの会社の費用かを文書へ固定します。会社間立替は振替根拠と双方承認を残します。
外部協力者・権限
外部協力者が証憑提出や回答を行う場合、閲覧対象を必要な文書へ限定します。
契約終了時の停止、共有リンク、出力済みデータを確認します。代行先の再委託も契約と監督範囲へ含めます。
動的承認・例外経路
金額、法人、案件で動的に変わる経路は、文書作成時の条件を保存します。合議の必要人数を確認します。
例外経路は根拠と期限を付け、恒久設定へ混ぜません。差戻し後の再承認を旧承認と区別します。
証憑・電子保存
添付ファイルと経費文書をIDで結び、取引日、金額、取引先などの検索項目を確認します。
文書承認と税務採用は別です。差替え前画像と訂正理由を保持します。
モバイル・多言語入力
モバイルや多言語利用では、日付、小数点、通貨、添付の表示差をテストします。
翻訳文は補助として、規程の正式版と言語を決めます。端末紛失時の停止とセッション管理を確認します。
Microsoft 365・ファイル連携
Microsoft 365等へ出力する場合、ファイルID、保存先、共有権限、採用版を記録します。
同名上書きや個人領域への保存を避け、削除・保持ルールを会社方針へ合わせます。
ERP連携・再送
ERP連携は送信版、件数、総額を固定し、基幹側の伝票番号と照合します。
一部成功では成功分を再送しません。取消・逆仕訳と元文書を関連付けます。
監査証跡・月次受入れ
アプリ、権限、経路、文書関係の変更を監査証跡で確認します。記録だけで変更の妥当性は確定しません。
月次は孤立文書、重複消化、承認待ち、ERPエラー、権限期限切れを会社へ返します。
愛知・名古屋本社と企業グループで使う場合
各社は取引事実と承認を確認し、名古屋本社は共通アプリ、親子文書、権限、ERP結果を受け入れます。
代行先は設定版、文書関係、会社別例外、連携差を整理します。
取引事実と最終承認は会社に残し、代行先はアプリ版・親子文書・法人権限・承認・ERP結果の照合を担当する
会社は対象取引、規程、権限、科目・税の方針、最終承認、会計採用、外部システムへの反映を決めます。
代行先は許可された資料に基づき、アプリ版・親子文書・法人権限・承認・ERP結果の照合、差異整理、質問一覧、月次成果物の作成を行います。
SmartDBの相談前10項目
- アプリ・フォーム版を確認した
- 親子文書・関連レコードを確認した
- 法人・組織・兼務を確認した
- 外部協力者・権限を確認した
- 動的承認・例外経路を確認した
- 証憑・電子保存を確認した
- モバイル・多言語入力を確認した
- Microsoft 365・ファイル連携を確認した
- ERP連携・再送を確認した
- 監査証跡・月次受入れを確認した
READY-TO-USE TEMPLATE
SmartDBの準備・受入れ確認表
この表は10領域の確認事項を整理する準備表です。日々の処理履歴を記入する台帳ではありません。運用時は別の台帳に対象番号、担当者名、当初期限、結果、根拠の保存先、未解決事項を設けてください。
| 確認領域 | 実施する確認 | 会社側の責任・受入条件 | 用意する記録と見直し |
|---|---|---|---|
| アプリ・フォーム版 | 旧新版と出力影響を比較する | 会社が設計変更を承認します。受入条件：全文書の使用版を示せる | アプリ・フォーム版台帳。公開・変更・廃止時に更新します。 |
| 親子文書・関連レコード | 親子関係と金額・状態を照合する | 会社が業務上の関係を承認します。受入条件：全子文書の親と残額を再現できる | 親子文書関係表。作成・変更・取消時に更新します。 |
| 法人・組織・兼務 | 文書日時点の法人・組織を照合する | 各社管理者がマスターを承認します。受入条件：全処理の法人責任を示せる | 法人・組織世代表。異動・会社追加時に更新します。 |
| 外部協力者・権限 | 契約範囲と実権限を照合する | 会社が付与・停止を承認します。受入条件：最小権限と利用期間を説明できる | 外部利用者権限表。付与・更新・終了時に更新します。 |
| 動的承認・例外経路 | 必要な全承認と例外承認を照合する | 会社の承認者が最終判断します。受入条件：経路・例外・最終承認を再現できる | 承認・例外履歴表。状態変更時と月末に更新します。 |
| 証憑・電子保存 | 証憑と文書・帳簿を往復する | 会社と税理士が保存・税務方針を決めます。受入条件：証憑から採用文書と帳簿を示せる | 証憑・保存確認表。添付・訂正・月末に更新します。 |
| モバイル・多言語入力 | PC表示と採用値・必須条件を比較する | 会社が対応端末と言語を承認します。受入条件：入力環境による差異を説明できる | 端末・言語確認表。導入・更新・不具合時に更新します。 |
| Microsoft 365・ファイル連携 | 生成物と文書・権限を照合する | 会社情シスが保存先を承認します。受入条件：採用版とアクセス権を示せる | ファイル連携結果表。生成・移動・権限変更時に更新します。 |
| ERP連携・再送 | 送信データとERP伝票を照合する | 会社が会計採用を承認します。受入条件：全明細の伝票又はエラーを示せる | ERP連携結果表。送信前後と再処理時に更新します。 |
| 監査証跡・月次受入れ | 重要変更と未解決を会社が受け入れる | 会社が監査範囲と成果物を承認します。受入条件：全例外に根拠・担当者・期限がある | 監査証跡・月次受入表。重要操作時と月末に更新します。 |
狭い画面では表を横にスクロールできます。表にフォーカスして矢印キーでも移動できます。コピーはタブ区切りです。実務台帳には対象番号・担当者名・当初期限・結果・根拠の保存先・未解決事項を追加し、自社条件へ置き換えてください。
運用モデル
架空の計算例（実績・料金例ではありません）：対象は「当月にERP連携へ採用した明細」で、ERP連携明細IDを1件とします。対象ごとの当初確認期限で判定し、採否・一致・承認結果の確認も同期限内に行った架空例です。内訳は重複なしの区分で、初回連携でERP伝票まで一致72件、修正・再送後にERP伝票まで一致6件、ERP結果未確認2件です。72＋6＋2＝80件です。ERP連携採用一致率の分子は78件、78÷80×100＝97.5％（小数第2位を四捨五入）です。修正後でも期限内に採用版とERP伝票の一致まで確認した明細は含めます。送信成功だけの明細は含めません。
実務台帳の記入例（架空）：対象番号「684-01」、確認領域「アプリ・フォーム版」、担当者「佐藤」、当初期限「2026年10月5日」、結果「確認待ち」、根拠の保存先「会社の共有フォルダ内の対象資料」、未解決事項「旧新版と出力影響を比較するための会社回答待ち」。完了時に確認者・完了日・証拠の保存先を追記し、当初期限と旧記録は保持します。
相談時はアプリ数、フォーム版、親子文書、法人・組織、外部利用者、承認経路、証憑、モバイル・言語、Microsoft 365、ERP、監査範囲を伝えます。記事中の件数・金額・日程は架空例です。実際の範囲と料金は契約、データ量、例外、期限を確認して決定します。
図解3：SmartDBの品質を見る6指標
以下は実績ではなく、運用確認のための定義例です。会社のタイムゾーンで暦月ごとに対象ID・判定日・当初期限を記録し、件数単位で算出します。翌月期限分を前倒し完了しても当月期限の母集団へ加えません。分母が0件なら「対象なし」とし、未集計・未確認とは区別します。期限後の完了は現在の完了件数として別記し、期限内の実績を書き換えません。取消・対象変更は理由と件数を残し、当初の母集団から未達を消しません。一部完了は完了に数えず、重複IDは一件とします。期限のない指標も上記の当初確認期限を設定してください。率を単純平均せず、金額・重要性・未解決一覧を別に確認します。指標の完了は、一覧作成や担当者回答ではなく、会社承認、全承認枝、会計取込、外部出力など定義した到達点まで確認した状態です。一致・整合は差異を発見しただけでは分子へ含めず、採用版と実結果が一致した件数だけを算入します。AI提案、CSV・API送信、自動処理、ファイル保存は会社側の受入れ又は後続システムの結果と分けて記録します。
アプリ版一致率
分母：当月の経費文書の件数。分子：その対象のうち作成日時点のフォーム・必須条件・計算版が一致した件数。計算：分子÷分母×100（％）。
親子文書整合率
分母：当月に親子関係を持つ経費文書の件数。分子：その対象のうち親子ID・関係種別・金額・残額が一致した件数。計算：分子÷分母×100（％）。
法人組織一致率
分母：当月の経費文書の件数。分子：その対象のうち法人・所属・兼務・承認者が文書日時点マスターと一致した件数。計算：分子÷分母×100（％）。
全承認完了率
分母：当初確認期限が当月の経費文書の件数。分子：その対象のうち必要な全承認と最終承認が期限内に完了した件数。計算：分子÷分母×100（％）。
ERP連携採用一致率
分母：当月にERP連携へ採用した明細の件数。分子：その対象のうち文書ID・連携版・科目・金額とERP伝票が一致した件数。計算：分子÷分母×100（％）。
外部権限適合率
分母：当月に外部利用者が操作した文書の件数。分子：その対象のうち契約範囲・権限期間・操作対象が承認済み範囲と一致した件数。計算：分子÷分母×100（％）。
SERVICE
現在のSmartDB運用を確認し、外注範囲と会社に残す承認を整理します
当社はアプリ数、フォーム版、親子文書、法人・組織、外部利用者、承認経路、証憑、モバイル・言語、Microsoft 365、ERP、監査範囲を伺い、アプリ版・親子文書・法人権限・承認・ERP結果の照合の対応可否、開始方法、成果物、料金条件を個別に確認します。
COMPANY
会社・社内責任者
対象取引、利用権限、規程、例外回答、会計方針、最終承認と成果物受入れを決定
PARTNERS
愛知経理代行パートナーズ
許可されたデータで点検・照合・差異整理を行い、質問一覧と合意した月次成果物を作成
MANAGEMENT
税理士・社労士・弁護士・システム管理者
税務・労務・法務・システム上の専門判断と、会社が承認するための回答を担当
対応範囲は資料量、件数、利用システム、締め、例外処理を確認して事前にご案内します。専門資格が必要な判断・書類作成・代理手続きは当社サービスの範囲外です。
PRICE
料金プラン
記帳・給与計算・請求書発行をセットにした、規模に合わせて選べる月額プランです。業務量や資料の状態を確認したうえで、必要な範囲をご案内します。
横にスワイプしてプランを確認できます
エコノミー
〜5名・小規模事業者向け
¥24,800／月（税別）
記帳・給与計算・請求書発行をセットで
- 記帳代行 50仕訳／月
- 給与計算 5名まで
- 請求書発行 10件／月
- クラウド会計サポート 範囲・費用は個別確認
- 月次試算表レポート 範囲・費用は個別確認
シルバー
〜10名・中小規模向け
¥42,800／月（税別）
記帳・給与計算・請求書発行をセットで
- 記帳代行 100仕訳／月
- 給与計算 10名まで
- 請求書発行 15件／月
- クラウド会計サポート 範囲・費用は個別確認
- 月次試算表レポート 範囲・費用は個別確認
プラチナ
〜15名・成長企業向け
¥59,800／月（税別）
記帳・給与計算・請求書発行をセットで
- 記帳代行 150仕訳／月
- 給与計算 15名まで
- 請求書発行 20件／月
- クラウド会計サポート 範囲・費用は個別確認
- 月次試算表レポート 範囲・費用は個別確認
仕訳数・人数・請求書の件数を超える場合は追加費用が発生します。詳しくはお問い合わせください。
料金ページを見る →FAQ
よくある質問
Q. 現在のSmartDB環境を使ったまま依頼できますか？
A. アプリ、文書、権限、承認、ERP連携の現行設定を確認します。
Q. 親子文書の照合も対象ですか？
A. 親子ID、関係種別、稟議額、精算額、残額、取消を確認します。
Q. 企業グループで利用できますか？
A. 共通基盤でも法人別のマスター、承認責任、ERP接続先を分けます。
Q. アプリ変更も任せられますか？
A. 日々の代行と設定変更を分け、会社承認、テスト、公開日、影響範囲を管理します。
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参考にした公式・公的情報
本文の判断軸と、確認に使った一次情報の対応を示します。
一次情報が支える範囲
公式情報はWebデータベース、親子文書、ワークフロー、外部利用者、グループ、Microsoft 365、ERP連携の確認に使用しています。 SmartDBの記事中にある確認表、会議時間、頻度、順番、判定基準は法令や引用先が一律に定めた様式ではなく、各社の委託範囲、件数、締切、契約、利用サービス、社内規程に合わせて調整する実務提案です。
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