申請レコード、証憑、プロセス管理、承認、CSV出力、会計取込、変更履歴をレコード番号でつなぐ

kintone経理ワークフロー運用相談ガイド

結論：kintoneの承認記録と会計システムの採用結果を分ける

kintoneは柔軟な業務基盤ですが、会計帳簿そのものとは限りません。経費、支払、請求などの申請レコード、添付証憑、ステータス、作業者、承認アクション、CSV出力、会計システムへの取込をレコード番号でつなぎます。外注では、アプリ設定を変える権限と、承認済みレコードを処理する権限を分け、会社の判断をワークフローに残します。

図解3：kintone経理ワークフローの品質を見る6指標

以下は実績ではなく、運用確認のための定義例です。会社のタイムゾーンで暦月ごとに対象ID・判定日・当初期限を記録し、件数単位で算出します。翌月期限分を前倒し完了しても当月期限の母集団へ加えません。分母が0件なら「対象なし」とし、未集計・未確認とは区別します。期限後の完了は現在の完了件数として別記し、期限内の実績を書き換えません。取消・対象変更は理由と件数を残し、当初の母集団から未達を消しません。一部完了は完了に数えず、重複IDは一件とします。期限のない指標も上記の当初確認期限を設定してください。率を単純平均せず、金額・重要性・未解決一覧を別に確認します。指標名の「完了」は最終承認又は実処理の完了を指し、差戻し・回答済み・処理方針の決定だけでは達成にしません。「一致・整合」は対応する根拠間に矛盾がないことを指し、不一致を発見しただけでは分子に入れません。送付成功は、自社で採用したチャネルごとにメール等の送信成功、ポータル公開と通知の完了、郵送の発送記録などで判定します。予約・PDF作成・郵送受付だけや送付失敗は未完了とし、顧客の閲覧・受領確認は別に管理します。利用製品だけで証跡を取得できない場合は、承認済みの外部記録を対応させます。消込例外の解消後も未収残がある場合は担当者と回収期限を別台帳で継続管理し、入金済みとは扱いません。