すべての紙を一度に処理しようとして、資料の種類ごとの扱いが決まりません。
領収書や請求書を紙のまま保管していると、月末や決算前に必要な資料を探す時間が増えます。電子化を始めたいと思っても、何をどの方法で保存するのか、誰が確認するのかが曖昧なままでは、紙とデータが二重に散らばるだけになりかねません。この記事では、少人数の事業者でも取り組みやすい確認順と、月次で数字を見られる状態までの進め方を整理します。
課題：電子帳簿保存法のスキャナ保存を始める前に
領収書や請求書を紙のまま保管していると、月末や決算前に必要な資料を探す時間が増えます。電子化を始めたいと思っても、何をどの方法で保存するのか、誰が確認するのかが曖昧なままでは、紙とデータが二重に散らばるだけになりかねません。
POINT IN VIEW
現在地確認が人やタイミングに依存する
→整理すること入口・担当・確認日を決める
→目指す状態月次で状況を説明できる
原因分析：後回しや不安が残る3つの理由
CAUSE MAP
画像が読めるか、取引内容が分かるかを確認する担当が決まらず、後から探し直します。
月別・取引先別などのルールが混在し、必要な資料へたどり着けません。
改善の出発点は、作業を増やすことではありません。情報が入る場所、確認する人、確認する日を見える化することです。
最初に確認したい5つの実務ポイント
01電子化する資料の種類を分ける
02受領日・取引先・金額を確認する担当を決める
03保存先とフォルダ名のルールを決める
04原本をどう扱うかを社内で確認する
05利用中のサービスの保存機能を確認する
一度にすべてを完璧にする必要はありません。現状を確認し、最も確認しづらい場所から一つずつルールを決めると、現場への負担を抑えながら進められます。
よくある失敗：仕組みだけを先に変えてしまう
スキャナやアプリを導入することをゴールにすると、読み取った画像の確認や保存先の整理が後回しになります。保存要件は資料の種類や運用で異なるため、設備だけで判断せず、国税庁の最新情報と利用サービスの仕様を確認することが欠かせません。
BEFORE確認が後追いになる状態
- 資料や情報の入口が複数ある
- 担当者しか判断の理由を知らない
- 月末にまとめて確認している
AFTER月次で確認できる状態
- 提出先と担当が決まっている
- 例外と判断先が残っている
- 不足を月内に確認できる
課題解決方法：資料・担当・確認日をつなげる
まず一か月分の領収書・請求書を並べ、どの資料がどこから届くかを確認します。次に、受け取る人、読み取る人、月次で不足を確認する人を決めます。最初は対象を絞り、紙と電子の置き場が一つずつ分かる状態を作ってから範囲を広げると、無理なく続けられます。
TOPIC FLOW
紙資料を月次で整える流れ
STEP 1資料を分類する
STEP 2取込後を確認する
STEP 3検索できるか点検する
電子化の範囲は一度に広げず、愛知県内の小規模事業者でも扱いやすい資料から始めます。
最初の1か月は、流れを試して見直す
最初の一か月は、読み取った資料を月末に一覧で見直します。検索したい資料がすぐ見つかるか、画像が確認できるか、紙が未処理で残っていないかを確認し、フォルダ名や提出方法を翌月に一つだけ修正します。
- 資料が予定どおり集まったか
- 判断が必要な例外を残せたか
- 翌月に直すことを一つ決めたか
改善後に確認したい月次の状態
資料の入口・保存先・確認日が決まると、電子化は単なるスキャン作業ではなく、月次資料を早く揃える仕組みになります。必要な書類を探す時間が減り、記帳と数字の確認を進めやすくなります。
1資料が月内に集まる
2不足と例外を早く確認する
3数字をもとに次を決める
当社のサービスで、今回のお悩みをこう解決します
当社は、現在の紙資料・メール・会計ソフトの使い方を伺い、記帳に必要な資料が月次で集まる流れを整理します。電子化そのものの法的判断を代行するのではなく、資料の提出先、確認日、記帳までの順番を整え、クラウド会計サポートと月次試算表レポートにつながる運用を支援します。
当社サービスで整える流れ
STEP 1現状を確認資料と毎月の業務を整理します。
→STEP 2必要な範囲を整理記帳・給与・請求書発行の流れを整えます。
→STEP 3月次で数字を確認試算表レポートで確認しやすい状態へ。
記帳代行毎月の取引資料をもとに記帳を進めます。
クラウド会計サポート資料と会計のつながりを整理します。
月次試算表レポート月ごとの数字を確認できる状態を目指します。
PRICE
料金プラン
記帳・給与計算・請求書発行をセットにした、規模に合わせて選べる月額プランです。現在の業務量と資料の状態を確認したうえで、必要な範囲をご案内します。
横にスワイプしてプランを確認できます
エコノミー
〜5名・小規模事業者向け
¥24,800／月（税別）
記帳・給与計算・請求書発行をセットで
- 記帳代行 50仕訳／月
- 給与計算 5名まで
- 請求書発行 10件／月
- クラウド会計サポート あり
- 月次試算表レポート あり
シルバー
〜10名・中小規模向け
¥42,800／月（税別）
記帳・給与計算・請求書発行をセットで
- 記帳代行 100仕訳／月
- 給与計算 10名まで
- 請求書発行 15件／月
- クラウド会計サポート あり
- 月次試算表レポート あり
プラチナ
〜15名・成長企業向け
¥59,800／月（税別）
記帳・給与計算・請求書発行をセットで
- 記帳代行 150仕訳／月
- 給与計算 15名まで
- 請求書発行 20件／月
- クラウド会計サポート あり
- 月次試算表レポート あり
仕訳数・人数・請求書の件数を超える場合は追加費用が発生します。詳しくはお問い合わせください。
料金ページを見る →FAQ
よくある質問
相談前のメモ：ご相談時は、紙・メール・共有フォルダのうち、今どこに資料が集まっているかを確認します。
Q. 紙の資料が多くても相談できますか？
A. 可能です。現在の資料の種類と量を確認し、まず整理しやすい範囲から進めます。
Q. スキャナ保存の要件をすべて判断してもらえますか？
A. 保存要件は資料の種類や状況で異なります。最新の公的情報や利用サービスの仕様の確認を前提に、資料整理の流れをご案内します。
Q. 会計ソフトを使っていなくても進められますか？
A. はい。資料の入口と保管方法を先に整理し、必要に応じて会計ソフトの利用方法を検討できます。
愛知県内の経理業務、まずは無料でご相談ください
現在の資料の状態と業務量を伺い、外注できる範囲と料金の目安を整理します。経理の流れを見直したい方も、お気軽にご相談ください。
無料相談・お見積もりはこちら