経理代行会社の継続性を見抜く方法

経理代行会社へ確認する具体的な質問

体制では「担当は何人ですか」だけでなく、主担当、レビュー担当、代替担当の役割、同時欠勤時の順序、繁忙期の上限、担当交代前の並行期間、直近一年の交代実績を確認します。交代率の数値だけで善悪を決めず、交代理由と引継ぎ後の納期・差戻しへの影響を見ます。

標準化では、顧客別手順書、月次チェックリスト、例外・判断ログ、更新責任者、最終更新日、レビュー記録を確認します。スクリーンショット付き手順があっても、利用システム変更後に古いままでは役に立ちません。担当交代を想定したウォークスルーを依頼します。

再委託では、業務内容、再委託先、取扱データ、作業場所、アクセス方法、選定基準、契約、監督、事故時の連絡、変更時の事前報告または承認を確認します。個人情報保護委員会のガイドラインも、再委託先と業務内容、取扱方法の事前報告・承認や監督の確認を示しています。

BCPでは「計画がありますか」ではなく、想定事象、重要業務、目標復旧時間、代替拠点、通信・電源、連絡網、バックアップ、直近訓練日、改善点を聞きます。中小企業庁は事業継続力強化計画を中小企業向けの取り組みやすいBCPと位置づけています。認定の有無だけでなく運用証跡を見ます。

セキュリティでは、個人別ID、最小権限、多要素認証、端末管理、ログ、暗号化、持出し、事故報告、退職・契約終了時の権限削除を確認します。認証取得は参考になりますが、自社業務に適用される範囲と日常運用を質問します。監査報告や自己点検の対象期間も確認します。

退出性では、仕訳、補助残高、証憑、請求・支払台帳、手順、質問・判断履歴、マスタを、いつ、どの形式で、いくらで返すか決めます。返却後のデータ削除、バックアップ残存、再委託先削除、削除証明、移行期間中の並行支援も契約へ入れます。年一回は少量データで返却テストをします。