経理代行会社の処理能力を繁忙期前に確認する

通常月・繁忙月・障害時の能力を分けて設計する

件数の定義をそろえます。仕訳行数、証憑枚数、請求書件数、振込明細数、従業員数は負荷が違うため、業務ごとに入力、照合、質問、承認、報告までを完成条件として測ります。

繁忙要因には決算、賞与、年末調整、棚卸、価格改定、新店舗、キャンペーン等があります。三か月先までの予測を会社から共有し、通常枠と臨時枠を分けます。臨時対応を常態化させず、継続増なら範囲と料金を正式に見直します。

代行会社の担当表では、主担当、レビュー担当、代理者、システム管理者、事故連絡先を確認します。個人名だけでなく役割と必要権限を示し、代理者が同じ手順・判断ログへアクセスできる状態にします。

上限を超える場合は、重要業務を守ります。給与、期日支払、請求、入金消込、資金残高など会社への影響が大きい工程を先にし、分析資料や低重要度の整理は合意の上で後ろへ移します。

システム障害時は、未取込範囲、重複防止キー、手動処理の記録、復旧後の再取込条件を決めます。復旧を急いで同じデータを二度処理しないよう、停止時刻と最終正常データを残します。

月次レビューでは需要予測差、ピーク到着量、一次処理時間、例外率、期限超過、代理対応件数を確認します。代行会社の速度だけでなく、会社の資料遅延と回答待ちも分けて改善します。