許可サービス、入力禁止、出力検証、人の承認、ログ、事故対応を利用ライフサイクルで管理する

利用目的・ユースケース

経理の生成AI社内ルールでは、利用目的・ユースケースを作業、確認、承認に分けます。要約、文案、分類、照合、分析、コード、利用先、入力元、責任者の回答者を先に決めることで、「承認範囲が経理全般へ広がる」を避けます。最初に「用途を一件ずつ申請・判定する」を行い、判断が必要な点だけを生成AI用途・開始可否台帳へ切り出します。業務責任者が必要性と最終利用を承認する。

完了時は「利用目的・ユースケースの結果と未完了を説明できる」を証拠で確かめます。利用目的・ユースケースは金額や件数に加え、扱う権限と判断待ちの長さも確認します。利用目的・ユースケースで影響の大きい例外ほど、停止条件を具体的にします。生成AI用途・開始可否台帳は導入時と用途変更時に確認する。利用目的・ユースケースの担当、代理承認、期限が変わった項目を先頭に出し、引継ぎ後も同じ結果になるか試します。

データ分類・入力禁止

データ分類・入力禁止は経理の生成AI社内ルールの前提になります。公開、社内、機密、特別管理、口座、給与、個人番号、認証、未公表情報を確定済みと確認待ちに分ければ、「機密・個人情報を外部へ送る」を早い段階で防げます。実務では「入力前にデータ区分と最小化を確認する」を行います。結果をAI入力データ分類・例外表へ戻し、口頭の補足も判断材料として残します。情報管理責任者が禁止・例外を承認する。

作業終了時は「データ分類・入力禁止の結果と未完了を説明できる」まで到達したかを承認者が確認します。データ分類・入力禁止の負荷は、対象量だけでなく例外数、回答待ち、締切までの余裕を含めて見積もります。AI入力データ分類・例外表は入力時と分類変更時に確認する。データ分類・入力禁止の引継ぎでは、前回から変わった条件と残っている確認事項を先に共有します。

許可サービス・契約・設定

許可サービス・契約・設定の日程は、経理の生成AI社内ルールの後工程から逆算します。契約、管理者、学習、保持、保存地域、再委託、削除、ログ、SSO、MFAの期限と利用目的を並べ、「無料版と法人版を同一視する」を防ぎます。運用開始後は「許可サービスと設定値を台帳化する」を実施し、許可AIサービス・設定台帳に提出、確認、差戻し、完了の時刻を残します。管理者・法務等が契約と設定を承認する。

そのうえで、「許可サービス・契約・設定の結果と未完了を説明できる」を月次の判定基準にします。許可サービス・契約・設定を改善する際は、実際の処理時間と資料・承認を待った時間を分けます。許可サービス・契約・設定で発生する待ち時間の元が、直すべき工程です。許可AIサービス・設定台帳は契約・モデル・設定変更時に確認する。許可サービス・契約・設定の期限を越えた項目には影響先と業務を再開する条件を記載します。

シャドーAI・無許可利用

経理の生成AI社内ルールでは、まずシャドーAI・無許可利用を確認します。「禁止により個人利用が見えなくなる」を避けるため、私物、個人アカウント、拡張、ボット、無料版、持込端末、相談、代替を対象、確認待ち、対象外に分けます。着手時は「利用実態を棚卸しし申請経路を用意する」を行い、シャドーAI発見・是正記録に根拠、担当、期限を記録します。会社が是正・教育・代替を承認する。

この方針どおりに処理し、最後に「シャドーAI・無許可利用の結果と未完了を説明できる」を確かめます。シャドーAI・無許可利用は件数だけで評価せず、処理待ちと判断待ちを分けて測ります。シャドーAI・無許可利用で人手や承認時間が必要な箇所を見極めるためです。シャドーAI発見・是正記録は四半期と事故時に確認する。

変更理由と承認者を残し、次回は「シャドーAI・無許可利用の結果と未完了を説明できる」を同じ証拠から再現できるか確認します。

プロンプト・テンプレート

経理の生成AI社内ルールを安定させるには、プロンプト・テンプレートの正本が必要です。「入力範囲と期待結果が担当者ごとに変わる」が起きる場面を先に示し、目的、許可データ、禁止、参照、形式、制約、版、作成者、共有の参照先を一つに定めます。対応策は「承認済みテンプレートと変更履歴を使う」です。処理済みの内容と確認待ちをAIプロンプト・テンプレート台帳の同じ行で管理します。業務責任者が用途と出力形式を承認する。

完了条件は、プロンプト・テンプレートの結果と未完了を説明できることです。プロンプト・テンプレートの作成者とは別の確認者が証拠を見て判定します。プロンプト・テンプレートは、決めた手順で進む項目と判断が必要な項目に分離します。プロンプト・テンプレートで判断が必要な項目には、処理を止める条件と質問先を付けます。AIプロンプト・テンプレート台帳は利用時と版変更時に確認する。

プロンプト・テンプレートの条件を変更した場合は適用開始日と確認証拠を残し、過去の条件と区別します。

出力検証・出典・再計算

経理の生成AI社内ルールでは、出力検証・出典・再計算を作業、確認、承認に分けます。原資料、公式情報、日付、単位、税、符号、件数、計算、引用、根拠の回答者を先に決めることで、「もっともらしい誤回答を正本へ反映する」を避けます。最初に「原資料照合と独立再計算を行う」を行い、判断が必要な点だけをAI出力・根拠・検証記録へ切り出します。処理者以外が重要出力を確認する。

完了時は「出力検証・出典・再計算の結果と未完了を説明できる」を証拠で確かめます。出力検証・出典・再計算は金額や件数に加え、扱う権限と判断待ちの長さも確認します。出力検証・出典・再計算で影響の大きい例外ほど、停止条件を具体的にします。AI出力・根拠・検証記録は各利用時とサンプル監査で確認する。出力検証・出典・再計算の担当、代理承認、期限が変わった項目を先頭に出し、引継ぎ後も同じ結果になるか試します。

仕訳・税務・支払の人の承認

仕訳・税務・支払の人の承認は経理の生成AI社内ルールの前提になります。仕訳、請求、支払、給与、税務、労務、口座変更、送信、金額、新規を確定済みと確認待ちに分ければ、「AIが最終判断者になる」を早い段階で防げます。実務では「停止条件を満たす出力を人へ戻す」を行います。結果をAI利用・人承認・反映ログへ戻し、口頭の補足も判断材料として残します。会社・税理士等の適切な者が最終承認する。

作業終了時は「仕訳・税務・支払の人の承認の結果と未完了を説明できる」まで到達したかを承認者が確認します。仕訳・税務・支払の人の承認の負荷は、対象量だけでなく例外数、回答待ち、締切までの余裕を含めて見積もります。AI利用・人承認・反映ログは反映前と月次締めで確認する。仕訳・税務・支払の人の承認の引継ぎでは、前回から変わった条件と残っている確認事項を先に共有します。

エージェント・ツール接続・権限

エージェント・ツール接続・権限の日程は、経理の生成AI社内ルールの後工程から逆算します。閲覧、作成、送信、承認、削除、会計、銀行、上限、取消、ログの期限と利用目的を並べ、「AIがメール送信や削除まで連続実行する」を防ぎます。運用開始後は「接続ごとに最小権限と実行前確認を置く」を実施し、AIエージェント接続・実行台帳に提出、確認、差戻し、完了の時刻を残します。システム責任者が接続・上限・停止を承認する。

そのうえで、「エージェント・ツール接続・権限の結果と未完了を説明できる」を月次の判定基準にします。エージェント・ツール接続・権限を改善する際は、実際の処理時間と資料・承認を待った時間を分けます。エージェント・ツール接続・権限で発生する待ち時間の元が、直すべき工程です。AIエージェント接続・実行台帳は接続時、実行時、権限棚卸時に確認する。

エージェント・ツール接続・権限の期限を越えた項目には影響先と業務を再開する条件を記載します。

ログ・評価・残余リスク

経理の生成AI社内ルールでは、まずログ・評価・残余リスクを確認します。「精度だけを見て事故兆候を見逃す」を避けるため、入力、出力、根拠、承認、反映、禁止違反、差戻し、逸脱、検知、残余を対象、確認待ち、対象外に分けます。着手時は「品質・安全・統制の指標を定期評価する」を行い、AI利用評価・残余リスク表に根拠、担当、期限を記録します。責任者が残余リスクと継続可否を承認する。

この方針どおりに処理し、最後に「ログ・評価・残余リスクの結果と未完了を説明できる」を確かめます。ログ・評価・残余リスクは件数だけで評価せず、処理待ちと判断待ちを分けて測ります。ログ・評価・残余リスクで人手や承認時間が必要な箇所を見極めるためです。AI利用評価・残余リスク表は月次とモデル変更時に確認する。

変更理由と承認者を残し、次回は「ログ・評価・残余リスクの結果と未完了を説明できる」を同じ証拠から再現できるか確認します。

事故対応・停止・終了

経理の生成AI社内ルールを安定させるには、事故対応・停止・終了の正本が必要です。「漏えい後も連携と利用が続く」が起きる場面を先に示し、停止、連絡、保全、影響、通知、再発防止、退職、契約終了、返却、削除の参照先を一つに定めます。対応策は「連携停止と証拠保全を優先する」です。処理済みの内容と確認待ちをAI事故・停止・返却削除記録の同じ行で管理します。会社責任者が対外対応と再開を承認する。

完了条件は、事故対応・停止・終了の結果と未完了を説明できることです。事故対応・停止・終了の作成者とは別の確認者が証拠を見て判定します。事故対応・停止・終了は、決めた手順で進む項目と判断が必要な項目に分離します。事故対応・停止・終了で判断が必要な項目には、処理を止める条件と質問先を付けます。AI事故・停止・返却削除記録は訓練時、事故時、終了時に確認する。

事故対応・停止・終了の条件を変更した場合は適用開始日と確認証拠を残し、過去の条件と区別します。