連絡手段を増やさず、質問・承認・緊急・事故を一つの台帳で閉じる

経理代行との連絡方法を月次の運用へ落とす

連絡マトリクスには資料提出、通常質問、会社承認、緊急、情報事故ごとに、起票者、受信者、手段、必要項目、初動目安、完了条件、記録先を定めます。ツール名より用途と正本を先に決めます。

資料提出は共有ストレージを正本にし、取引先、対象月、資料種別、ファイル数、提出者、提出日時、版を受付台帳へ記録します。メール添付やチャット画像を処理後の唯一の原本にしません。

通常質問は質問ID、取引ID、質問、選択肢、推奨案、金額・期限影響、回答者、回答期限を付けます。「どうしますか」だけを送り、相手が証憑を探し直す状態を避けます。

会社承認は対象、金額、支払先、根拠、例外、実行日を表示し、権限者が承認します。絵文字、既読、口頭の相づちを承認にせず、台帳へ承認者・日時・条件を残します。

緊急は支払・給与・申告・顧客影響など期限と損失で定義し、電話後に質問IDへ記録します。通常質問をすべて電話にすると割込みが増えるため、緊急度誤判定も月次で見直します。

情報事故は誤送信、端末紛失、不正アクセス、マルウェア、権限誤付与、個人データ漏えいの疑いを通常質問と分けます。停止、連絡、証拠保全、影響確認、会社判断の経路を事前にテストします。

口座変更、高額・緊急支払、給与振込先変更は、受信したメールへ返信するだけで本人確認しません。登録済み電話番号、契約窓口、既存マスター等の独立経路で確認し、変更承認と支払承認を分けます。

チャットは短い確認と状況共有に使い、スレッド、メンション、期限、リアクションの意味を決めます。決定事項は質問台帳・手順書へ転記し、検索できない私的チャットや個人アカウントを業務正本にしません。

定例会では未回答、期限超過、差戻し、同じ質問の再発、電話件数、緊急誤判定を確認します。質問文や資料入口を直し、回答をFAQ・手順へ反映して問い合わせ母数を減らします。

担当変更・契約終了時は共有グループ、個人ID、外部共有、メール転送、チャットゲスト、API、端末を棚卸しし、引継ぎ完了後に停止します。質問台帳の未完了を新担当へ移し、個人の履歴だけに残しません。