契約・作業実績・勤怠・外注・請求を現場コードでつなぐ

ビルメンテナンス・清掃会社の経理代行で整える実務ポイント

契約台帳には顧客、物件、現場コード、業務区分、実施場所、対象期間、頻度、標準人工、月額・回数単価、請求締め、検収条件、価格改定日を登録します。契約書を要約して上書きするのではなく、原本への参照先と改定履歴を残し、旧単価と新単価の適用月を明確にします。

作業管理では予定と実績を分けます。予定済みでも未実施なら売上根拠にせず、完了日、作業者、業務区分、数量、写真・報告書、顧客確認を記録します。欠員による代替、日程変更、作業中止、再作業があれば元の予定を消さず、変更理由と承認者を保持します。

勤怠は従業員別給与計算のためだけでなく、現場別採算の数量データとして扱います。始終業、休憩、移動、深夜・休日、応援先、直行直帰を現場コードへ付け、給与確定後の訂正は差分履歴で管理します。労働時間や割増の判断は会社と専門家が行い、経理代行は承認済み結果を使います。

外注管理では発注先、現場、作業日、業務区分、数量、単価、完了報告、再委託の承認状況を台帳化します。月合計の請求書しか届かない場合は明細を依頼し、請求未着でも完了報告から未着原価候補を作ります。顧客請求と外注請求の作業範囲が一致するかも確認します。

資材費は購入時に全額を共通費へ流さず、倉庫入庫、現場払出、返品、在庫を区別します。少額資材は承認済み配賦基準を用い、高額機械、レンタル、修繕は対象現場と期間を記録します。資格講習や保護具など人に紐づく費用も、必要に応じて部門別に見えるようにします。

請求作成時は契約月額、実施回数、追加作業、減額、値引き、立替を分けます。完了報告があるのに請求明細にない作業、請求済みなのに未完了の作業、顧客検収待ちの作業を例外一覧へ出し、営業・現場責任者の承認後に発行します。

月次報告では現場別売上、標準人工、実働人工、人件費、外注費、資材費、交通費、粗利、未請求、原価未着、手直し件数を並べます。粗利低下を単価だけで説明せず、欠員応援、移動増、作業回数超過、資材高騰、外注化などの数量差へ分解し、契約更新の資料にします。