契約だけでなく取扱状況を把握する
委託先選定と契約に加え、委託した個人データの取扱状況を合理的な方法で把握します。
根拠1を確認結論は、セキュリティ回答を方針・設定・実施・是正・終了の五層に分け、開示可能な証拠で現在性と対象範囲を確認することです。証拠が出せない場合は、代替証拠又は委託範囲の制限を検討します。
経理代行セキュリティ・証拠確認ガイド
質問票へ「個別IDを使う」「権限を制限する」「終了後に削除する」と回答があっても、それだけでは実施状況を判断できません。一方で、委託先の顧客名、詳細な構成、完全なログなどを無制限に求めることも適切ではありません。確認したいのは、方針があるか、現在の設定が合うか、実際に運用されたか、問題が直ったか、終了時に閉じられるかです。規程や契約、設定画面、利用者台帳、ログの抜粋、教育記録、点検票、削除確認を組み合わせ、機密部分は伏せたサンプルや画面共有で確かめます。 この記事は説明を証拠で確かめる方法を扱います。質問項目の作り方はNo.577、認証書の対象範囲はNo.579、ログ監視そのものはNo.589で扱います。
証拠確認表は、回答テーマ、規程・契約、画面・台帳、実施記録、是正・終了記録、対象期間、判定を持たせます。例えば個別IDなら、共有禁止規程だけでなく、現在の利用者一覧と直近の停止記録を確認します。削除なら、契約条項だけでなく、対象一覧、実施日、実施者、確認者を見ます。すべてを同じ深さで確認せず、銀行、人事、給与等の重要データは厚く、限定された資料整理は軽くする方法もあります。
QUICK ANSWER
証拠は名称ではなく、対象範囲、確認時点、回答との一致、例外の終了条件で評価します。
| 確認区分 | 見る範囲 | 完了条件 |
|---|---|---|
| 規程と契約 | 対象組織・対象者・適用業務・禁止事項・例外・改定日・責任者 | 自社業務へ適用する条項が特定できる |
| 設定画面と構成 | 個別ID・多要素認証・権限・保存先・共有・外部出力・管理者 | 委託開始時の設定を説明できる |
| 利用者・端末台帳 | 氏名・役割・ID・権限・端末・開始日・停止日・管理者・所在地 | 現担当者と有効ID・端末が一致する |
| ログと操作記録 | アクセス・操作・出力・管理者変更・保存期間・点検者・アラート | 担当者・時刻・操作・結果を追える |
| 教育・理解確認 | 対象者・開始前・定期・内容・理解テスト・未受講・再教育・秘密保持 | 全担当者が開始条件を満たす |
他社情報を含む場合は全文提出に固執せず、匿名化した抜粋、画面共有、第三者報告で確認範囲を明示してください。
EVIDENCE & DECISION
委託先の取扱状況把握、経営者による委託先管理、質問票による確認を参照します。

抽象的な方針が自社の委託業務へ適用されない
資料上の説明と現在の設定が異なる
退職者や未承認端末が一覧に残る
ログが存在しても確認されず異常を見逃す
機密部分は抜粋で確認します
日時と対象環境を確認します
他顧客情報は伏せます
実データは匿名化します
受講未了者の権限を止めます
他社情報は要約で確認します
対象組織・対象者・適用業務・禁止事項・例外・改定日・責任者が提案書、メール、管理画面、担当者説明へ分散し、抽象的な方針が自社の委託業務へ適用されない理由と現在の状態を比較表から追えないためです。
個別ID・多要素認証・権限・保存先・共有・外部出力・管理者が提案書、メール、管理画面、担当者説明へ分散し、資料上の説明と現在の設定が異なる理由と現在の状態を比較表から追えないためです。
氏名・役割・ID・権限・端末・開始日・停止日・管理者・所在地が提案書、メール、管理画面、担当者説明へ分散し、退職者や未承認端末が一覧に残る理由と現在の状態を比較表から追えないためです。
アクセス・操作・出力・管理者変更・保存期間・点検者・アラートが提案書、メール、管理画面、担当者説明へ分散し、ログが存在しても確認されず異常を見逃す理由と現在の状態を比較表から追えないためです。
VISUAL GUIDE
方針、設定、実施、是正、終了をそれぞれ確認します。
規程と契約の検証では、説明を聞く段階、設定を見る段階、実施結果を追う段階を分けます。規程と契約の対象は「対象組織・対象者・適用業務・禁止事項・例外・改定日・責任者」へ絞り、抽象的な方針が自社の委託業務へ適用されない状態を見逃さない確認方法を選びます。
規程と契約を確かめる作業は「回答と該当条項を対応させる」です。第1項(安全性の証拠)の規程抜粋・契約・適用表では作成日、適用組織、対象環境を照合し、過去の資料を現在の運用証拠として扱いません。
規程と契約の資料に機密情報が含まれる場合は、抜粋、匿名化サンプル、画面共有で代替します。第1項(安全性の証拠)の例外対応では機密部分は抜粋で確認します。規程と契約で開示されなかった範囲は確認済みにせず、残存リスクへ戻します。
規程と契約は「自社業務へ適用する条項が特定できる」ことを別担当者が再現できれば完了です。第1項(安全性の証拠)は改定又は契約変更時に照合します。第1項(安全性の証拠)の未解決事項には代替証拠、是正担当、再確認日を付けます。
設定画面と構成の検証では、説明を聞く段階、設定を見る段階、実施結果を追う段階を分けます。設定画面と構成の対象は「個別ID・多要素認証・権限・保存先・共有・外部出力・管理者」へ絞り、資料上の説明と現在の設定が異なる状態を見逃さない確認方法を選びます。
設定画面と構成を確かめる作業は「実データを映さず設定を画面共有する」です。第2項(安全性の証拠)の設定画面・構成図・権限表では作成日、適用組織、対象環境を照合し、過去の資料を現在の運用証拠として扱いません。
設定画面と構成の資料に機密情報が含まれる場合は、抜粋、匿名化サンプル、画面共有で代替します。第2項(安全性の証拠)の例外対応では日時と対象環境を確認します。設定画面と構成で開示されなかった範囲は確認済みにせず、残存リスクへ戻します。
設定画面と構成は「委託開始時の設定を説明できる」ことを別担当者が再現できれば完了です。第2項(安全性の証拠)は開始前と変更後に確認します。第2項(安全性の証拠)の未解決事項には代替証拠、是正担当、再確認日を付けます。
利用者・端末台帳の検証では、説明を聞く段階、設定を見る段階、実施結果を追う段階を分けます。利用者・端末台帳の対象は「氏名・役割・ID・権限・端末・開始日・停止日・管理者・所在地」へ絞り、退職者や未承認端末が一覧に残る状態を見逃さない確認方法を選びます。
利用者・端末台帳を確かめる作業は「担当体制と台帳を照合する」です。第3項(安全性の証拠)の体制図・利用者台帳・端末台帳では作成日、適用組織、対象環境を照合し、過去の資料を現在の運用証拠として扱いません。
利用者・端末台帳の資料に機密情報が含まれる場合は、抜粋、匿名化サンプル、画面共有で代替します。第3項(安全性の証拠)の例外対応では他顧客情報は伏せます。利用者・端末台帳で開示されなかった範囲は確認済みにせず、残存リスクへ戻します。
利用者・端末台帳は「現担当者と有効ID・端末が一致する」ことを別担当者が再現できれば完了です。第3項(安全性の証拠)は担当変更時に突合します。第3項(安全性の証拠)の未解決事項には代替証拠、是正担当、再確認日を付けます。
ログと操作記録の検証では、説明を聞く段階、設定を見る段階、実施結果を追う段階を分けます。ログと操作記録の対象は「アクセス・操作・出力・管理者変更・保存期間・点検者・アラート」へ絞り、ログが存在しても確認されず異常を見逃す状態を見逃さない確認方法を選びます。
ログと操作記録を確かめる作業は「重要操作のサンプルを追跡する」です。第4項(安全性の証拠)のログ抜粋・点検票・アラート記録では作成日、適用組織、対象環境を照合し、過去の資料を現在の運用証拠として扱いません。
ログと操作記録の資料に機密情報が含まれる場合は、抜粋、匿名化サンプル、画面共有で代替します。第4項(安全性の証拠)の例外対応では実データは匿名化します。ログと操作記録で開示されなかった範囲は確認済みにせず、残存リスクへ戻します。
ログと操作記録は「担当者・時刻・操作・結果を追える」ことを別担当者が再現できれば完了です。第4項(安全性の証拠)は定期点検時に抽出します。第4項(安全性の証拠)の未解決事項には代替証拠、是正担当、再確認日を付けます。
教育・理解確認の検証では、説明を聞く段階、設定を見る段階、実施結果を追う段階を分けます。教育・理解確認の対象は「対象者・開始前・定期・内容・理解テスト・未受講・再教育・秘密保持」へ絞り、受講記録はあるが担当業務の注意点を理解していない状態を見逃さない確認方法を選びます。
教育・理解確認を確かめる作業は「担当者の受講と理解確認を照合する」です。第5項(安全性の証拠)の教育計画・受講記録・理解確認では作成日、適用組織、対象環境を照合し、過去の資料を現在の運用証拠として扱いません。
教育・理解確認の資料に機密情報が含まれる場合は、抜粋、匿名化サンプル、画面共有で代替します。第5項(安全性の証拠)の例外対応では受講未了者の権限を止めます。教育・理解確認で開示されなかった範囲は確認済みにせず、残存リスクへ戻します。
教育・理解確認は「全担当者が開始条件を満たす」ことを別担当者が再現できれば完了です。第5項(安全性の証拠)は配属・改定時に実施します。第5項(安全性の証拠)の未解決事項には代替証拠、是正担当、再確認日を付けます。
再委託の監督の検証では、説明を聞く段階、設定を見る段階、実施結果を追う段階を分けます。再委託の監督の対象は「再委託先・対象業務・データ・選定・契約・点検・是正・変更通知」へ絞り、元請の規程だけ見て実際の処理者を確認できない状態を見逃さない確認方法を選びます。
再委託の監督を確かめる作業は「再委託一覧と点検結果を確認する」です。第6項(安全性の証拠)の再委託一覧・評価票・是正記録では作成日、適用組織、対象環境を照合し、過去の資料を現在の運用証拠として扱いません。
再委託の監督の資料に機密情報が含まれる場合は、抜粋、匿名化サンプル、画面共有で代替します。第6項(安全性の証拠)の例外対応では他社情報は要約で確認します。再委託の監督で開示されなかった範囲は確認済みにせず、残存リスクへ戻します。
再委託の監督は「再委託範囲と監督結果を説明できる」ことを別担当者が再現できれば完了です。第6項(安全性の証拠)は追加前と定期点検時に見ます。第6項(安全性の証拠)の未解決事項には代替証拠、是正担当、再確認日を付けます。
事故対応と是正の検証では、説明を聞く段階、設定を見る段階、実施結果を追う段階を分けます。事故対応と是正の対象は「検知・遮断・第一報・証拠保全・調査・顧客協力・再発防止・訓練」へ絞り、手順書があっても連絡と復旧を実行できない状態を見逃さない確認方法を選びます。
事故対応と是正を確かめる作業は「訓練又は過去事例の流れを確認する」です。第7項(安全性の証拠)の連絡網・訓練記録・是正台帳では作成日、適用組織、対象環境を照合し、過去の資料を現在の運用証拠として扱いません。
事故対応と是正の資料に機密情報が含まれる場合は、抜粋、匿名化サンプル、画面共有で代替します。第7項(安全性の証拠)の例外対応では個別事案は匿名化します。事故対応と是正で開示されなかった範囲は確認済みにせず、残存リスクへ戻します。
事故対応と是正は「第一報から再発防止まで追跡できる」ことを別担当者が再現できれば完了です。第7項(安全性の証拠)は訓練又は事故後に改めます。第7項(安全性の証拠)の未解決事項には代替証拠、是正担当、再確認日を付けます。
返却・削除・停止の検証では、説明を聞く段階、設定を見る段階、実施結果を追う段階を分けます。返却・削除・停止の対象は「返却対象・形式・作業用複製・バックアップ・削除・例外・ID停止・確認者」へ絞り、終了条項はあるが複製とIDの処理結果が残らない状態を見逃さない確認方法を選びます。
返却・削除・停止を確かめる作業は「終了サンプル又は手順の実績を確認する」です。第8項(安全性の証拠)の返却票・削除確認・停止履歴では作成日、適用組織、対象環境を照合し、過去の資料を現在の運用証拠として扱いません。
返却・削除・停止の資料に機密情報が含まれる場合は、抜粋、匿名化サンプル、画面共有で代替します。第8項(安全性の証拠)の例外対応では顧客名と内容は伏せます。返却・削除・停止で開示されなかった範囲は確認済みにせず、残存リスクへ戻します。
返却・削除・停止は「対象・実施・確認を一件で追える」ことを別担当者が再現できれば完了です。第8項(安全性の証拠)は終了前に対象一覧を確定します。第8項(安全性の証拠)の未解決事項には代替証拠、是正担当、再確認日を付けます。
証拠の鮮度と対象期間の検証では、説明を聞く段階、設定を見る段階、実施結果を追う段階を分けます。証拠の鮮度と対象期間の対象は「作成日・対象期間・改定日・対象組織・対象環境・失効・後継資料」へ絞り、古い資料で現在の運用を判断する状態を見逃さない確認方法を選びます。
証拠の鮮度と対象期間を確かめる作業は「証拠ごとに有効日と対象環境を記録する」です。第9項(安全性の証拠)の証拠一覧・改定履歴・変更票では作成日、適用組織、対象環境を照合し、過去の資料を現在の運用証拠として扱いません。
証拠の鮮度と対象期間の資料に機密情報が含まれる場合は、抜粋、匿名化サンプル、画面共有で代替します。第9項(安全性の証拠)の例外対応では現行設定と過去記録を分けます。証拠の鮮度と対象期間で開示されなかった範囲は確認済みにせず、残存リスクへ戻します。
証拠の鮮度と対象期間は「現在の委託体制を裏付けられる」ことを別担当者が再現できれば完了です。第9項(安全性の証拠)は契約更新と環境変更時に確認します。第9項(安全性の証拠)の未解決事項には代替証拠、是正担当、再確認日を付けます。
例外と是正完了の検証では、説明を聞く段階、設定を見る段階、実施結果を追う段階を分けます。例外と是正完了の対象は「例外番号・理由・対象・期限・承認者・代替統制・是正・再確認・残存リスク」へ絞り、一時例外が期限後も残り続ける状態を見逃さない確認方法を選びます。
例外と是正完了を確かめる作業は「例外ごとに終了条件と再確認日を決める」です。第10項(安全性の証拠)の例外台帳・是正票・再確認記録では作成日、適用組織、対象環境を照合し、過去の資料を現在の運用証拠として扱いません。
例外と是正完了の資料に機密情報が含まれる場合は、抜粋、匿名化サンプル、画面共有で代替します。第10項(安全性の証拠)の例外対応では代替統制の実施記録を残します。例外と是正完了で開示されなかった範囲は確認済みにせず、残存リスクへ戻します。
例外と是正完了は「未解決事項と残存リスクを説明できる」ことを別担当者が再現できれば完了です。第10項(安全性の証拠)は期限到来時と契約更新時に確認します。第10項(安全性の証拠)の未解決事項には代替証拠、是正担当、再確認日を付けます。
紙の受渡し票や施錠保管は訪問時に、クラウドの権限や停止履歴は画面共有で確認するなど、証拠に合う方法を選びます。機密資料の全文提出を前提にせず、対象箇所の抜粋や匿名化記録も使います。
当社は規程の有無だけでなく、現在の担当者と対象業務に適用されているかをご説明します。会社側も必要性を決め、他社情報や担当者個人情報を過剰に取得しない範囲で確認します。
SEARCH INTENT GUIDE
この記事は説明を証拠で確かめる方法を扱います。質問項目の作り方はNo.577、認証書の対象範囲はNo.579、ログ監視そのものはNo.589で扱います。
規程、設定画面、ログ、教育・削除記録のどれで回答を確かめるか
質問設計はNo.577、認証範囲はNo.579、ログ運用はNo.589で確認
証拠の対象期間・組織・環境・例外・是正状況を第三者が追える状態
資料の枚数より、説明、設定、実施結果が同じ対象と時点を示すかを重視します。
会社は、重要度に応じて確認したい証拠の種類と閲覧範囲を決め、他社情報や担当者個人情報まで過剰に要求しません。
代行先は、開示可能な規程抜粋、設定画面、運用記録、ログ、教育記録、削除確認等を提示し、提示できない場合は代替証拠と理由を説明します。
READY-TO-USE TEMPLATE
規程があること、設定されていること、実際に運用されたことは別です。秘密情報を過剰に開示させず、重要度に応じて確認の深さを変えます。
| 回答テーマ | 規程・契約 | 画面・台帳 | 実施・終了の記録 | 判定の要点 |
|---|---|---|---|---|
| 個別ID | 共有禁止・発行基準 | 利用者・権限一覧 | 発行・停止履歴 | 現担当者だけが有効か |
| 最小権限 | 付与・承認ルール | 権限設定画面 | 定期レビュー記録 | 業務目的を超えていないか |
| 保存先 | 許可サービス・禁止先 | 管理画面・端末台帳 | 例外申請・是正 | 私物・ローカル保存が残らないか |
| 再委託 | 報告・承認・監督条項 | 再委託先一覧 | 点検・改善記録 | 予定業務が一覧と一致するか |
| 教育 | 対象者・時期・内容 | 受講者一覧 | 受講・理解確認 | 担当開始前に完了しているか |
| 事故対応 | 第一報・調査・協力 | 連絡網・受付経路 | 訓練・過去是正 | 会社が必要な判断を始められるか |
| 返却・削除 | 対象・形式・期限 | 保管場所一覧 | 返却票・削除確認 | 複製とバックアップも扱うか |
| 継続点検 | 監査・報告条件 | 点検票・課題台帳 | 是正完了記録 | 問題が閉じるまで追えるか |
| 証拠の鮮度 | 改定日・適用範囲 | 現行設定・変更票 | 前版との差分 | 現在の運用を示すか |
| 例外と是正 | 例外期限・承認条件 | 例外台帳・対象一覧 | 是正完了・再確認 | 残存リスクを説明できるか |
証拠ごとに版、作成日、適用組織、対象環境、確認者を追加します。閲覧だけの場合も、確認した箇所と見られなかった範囲を記録してください。
証拠確認表の列は、回答テーマ、想定リスク、規程・契約、現在設定、実施記録、是正・終了記録、対象期間、提示方法、確認者、判定、追加質問です。証拠の多さではなく、対象と現在性を評価します。
対象証拠の母集団と確認日を固定します。確認率は「対象・時点・実施結果まで確認できた証拠÷必要証拠数」で算出し、代替証拠と未確認を分けます。古い資料は現行証拠へ数えません。
自社業務該当率
現行設定確認率
運用証拠確認率
再委託点検率
是正完了率
終了証拠確認率
SERVICE
当社は、開示可能な範囲で規程・契約条件、体制、利用者と権限、保存、再委託、事故連絡、返却・削除の確認方法をご説明します。会社の重要度に応じて、画面共有、抜粋、台帳、実施記録等の確認方法を相談します。
確認したい証拠、閲覧範囲、重要度、判定を決定
規程、設定、台帳、実施記録、代替証拠を提示
取引・支払・人事・月次数値の承認と、法務・税務・労務・技術上の専門判断を担当
対応範囲は資料量、件数、利用システム、締め、例外処理を確認して事前にご案内します。専門資格が必要な判断・書類作成・代理手続きは当社サービスの範囲外です。
PRICE
記帳・給与計算・請求書発行をセットにした、規模に合わせて選べる月額プランです。業務量や資料の状態を確認したうえで、必要な範囲をご案内します。
横にスワイプしてプランを確認できます
〜5名・小規模事業者向け
記帳・給与計算・請求書発行をセットで
〜10名・中小規模向け
記帳・給与計算・請求書発行をセットで
〜15名・成長企業向け
記帳・給与計算・請求書発行をセットで
仕訳数・人数・請求書の件数を超える場合は追加費用が発生します。詳しくはお問い合わせください。
料金ページを見る →FAQ
A. 必ずしも必要ありません。対象条項の抜粋、画面共有、第三者報告等、機密性を保てる方法で適用範囲と実施を確認します。
A. 他顧客情報や機密が含まれ得ます。必要な操作を匿名化した抜粋、点検結果、画面共有等で確認する方法があります。
A. 有力な証拠の一つですが、対象範囲と有効性を確認し、自社業務の権限、再委託、事故、終了は追加確認します。
A. 理由と代替証拠を確認します。閲覧専用、データの限定、会社承認、短期試行等でリスクを下げられるかも検討します。
本文の判断軸と、確認に使った一次情報の対応を示します。
公式情報は、委託先の適切な選定・契約・取扱状況把握、質問票を用いたリスク特定、組織的な点検・改善を確認するために使用しています。 記事中の質問数、表の列、判定区分、確認順、時間又は期限は、公的機関が一律に定めた様式ではなく、各社が委託範囲、データの重要度、契約、社内規程に合わせて調整する実務提案です。
経理代行セキュリティ・証拠確認ガイドでは、参照先の最新版と自社規程・実態を確認し、証拠開示の範囲、監査権、個人情報、秘密保持、契約上の保証は弁護士等へ、技術的設定やログの評価は情報セキュリティ専門家へ確認してください。
現在の資料量、利用システム、困っている工程を伺い、外注できる範囲と料金の目安を整理します。資料が完全にそろっていなくても、分かる範囲からご相談いただけます。
無料相談・お見積りはこちら