業務を棚卸ししてから仕組みを変える
中小企業白書は、デジタル化を進める際に既存業務を十分に棚卸しする重要性を示しています。
根拠1を確認経理採用前の業務棚卸し・要員設計ガイド
結論：通常月の実測と12か月のピークを分けて必要工数を出す
経理を何人採用するか決める前に、業務を件数と時間へ分けて測ります。月間件数だけでなく、日別の集中、資料待ち、承認待ち、差戻し、例外判断、過去12か月の最大月を別々に記録します。待ち時間や同じ修正の繰返しをそのまま人員へ足すと、採用後も非効率が残ります。先に不要業務をやめ、提出方法を標準化し、定型処理を外注候補へ移し、改善後に残る社内業務から勤務時間と必要経験を算定します。
判断の前提
通常月は一〜二週間、開始・終了、処理件数、実作業、中断、資料待ち、回答待ちを記録します。過去12か月から決算、賞与、年末調整、繁忙期、価格改定等のピークを追加し、同じ締日に重なる業務をカレンダーへ置きます。差戻し上位三原因を改善した後、社内事実、定型処理、承認、専門判断へ配分し、採用人数と外注範囲を決めます。
QUICK ANSWER
経理採用前の業務棚卸しの判断早見表
最初に役割と判断基準をそろえ、詳細な業務表と同じ言葉で運用します。
| 区分 | 担当又は判断 | 運用上の確認 |
|---|---|---|
| 実作業 | 入力、照合、作成に手を動かす時間 | 「実作業」の完了条件と次の担当を記録 |
| 待ち | 資料、回答、承認を待つ期間 | 「待ち」の完了条件と次の担当を記録 |
| 再作業 | 不足、変更、重複によるやり直し | 「再作業」の完了条件と次の担当を記録 |
| 例外 | 通常手順外と専門家確認が必要な処理 | 「例外」の完了条件と次の担当を記録 |
| ピーク | 最大月・最大週・同日締切の負荷 | 「ピーク」の完了条件と次の担当を記録 |
各社の件数、勤務条件、利用システム、専門家との契約に合わせて調整してください。
EVIDENCE & DECISION
公的情報を体制設計へ反映する三つの確認
職務範囲、雇用・人材活用、情報管理又は専門業務の境界を分けて確認しています。
原因分析：実作業、待ち、手戻り、判断、繁忙ピークを分けていない
日次・週次・月次・年次・随時・拠点・システム・代替が採用条件と実際の運用で一致していない
運用手順を「カレンダーと過去成果物から全業務を洗い出す」と定めず、担当、確認者、締切、例外時の戻し先も決めないまま、肩書きや経験年数だけで業務を割り当てています。
請求書・仕訳・入金・支払・従業員・口座・拠点・明細が採用条件と実際の運用で一致していない
運用手順を「業務ごとに数えられる処理単位と月間件数を決める」と定めず、担当、確認者、締切、例外時の戻し先も決めないまま、肩書きや経験年数だけで業務を割り当てています。
開始・終了・件数・入力・照合・作成・中断・担当者が採用条件と実際の運用で一致していない
運用手順を「通常処理の実作業を15分又は30分単位で記録する」と定めず、担当、確認者、締切、例外時の戻し先も決めないまま、肩書きや経験年数だけで業務を割り当てています。
提出者・提出期限・実着・質問・回答期限・実回答・影響が採用条件と実際の運用で一致していない
運用手順を「資料と回答の待ち時間を処理時間から分離する」と定めず、担当、確認者、締切、例外時の戻し先も決めないまま、肩書きや経験年数だけで業務を割り当てています。
課題：「忙しい」という感覚だけで採用人数と要件を決める
全業務の母集団
担当者が思い出した仕事だけを数え漏れが出ます
処理件数と単位
月間合計だけで日別・拠点別の集中を見落とします
実作業時間
席にいた時間をすべて処理時間として採用工数にします
資料待ちと回答待ち
待ち時間を採用者の能力不足として扱います
課題解決方法：一か月の実測から採用・外注を決める6ステップ
STEP 01
→カレンダーと過去成果物から全業務を洗い出す
年一回と例外業務も別行にします
STEP 02
→業務ごとに数えられる処理単位と月間件数を決める
一括処理と例外処理を分けます
STEP 03
→通常処理の実作業を15分又は30分単位で記録する
資料待ちと承認待ちを別列にします
STEP 04
→資料と回答の待ち時間を処理時間から分離する
未提出へ担当と期限を付けます
STEP 05
→差戻し回数と再作業時間を理由別に記録する
修正前後と承認を残します
STEP 06
判断が必要な件数と相談先を別に集計する
定型処理から専門判断を切り離します
図解1：経理業務を定量化する6つの資料
01全経理業務一覧
02件数・実作業時間表
03待ち・差戻し記録
04締日・繁忙期カレンダー
05判断・権限一覧
06採用・外注配分表
VISUAL GUIDE
図解2：経理業務量を5つへ分解する
一件の処理を、手を動かす時間だけでなく、待ち・再作業・判断・ピークで捉えます。
VOLUME件数月間・日次・拠点別
→WORK実作業入力・照合・作成
→WAIT待ち時間資料・回答・承認
→REWORK手戻り不足・誤り・変更
→PEAK繁忙期締日・決算・賞与
経理採用前の業務棚卸しを実務へ落とす10の管理項目
1. 全業務の母集団
棚卸し項目の全業務の母集団では、担当者が思い出した仕事だけを数え漏れが出ますを同じ対象期間から集めます。日次・週次・月次・年次・随時・拠点・システム・代替ことで、感覚的な忙しさを処理単位と時間へ置き換えます。
測定方法は「日次・週次・月次・年次・随時・拠点・システム・代替」です。さらにカレンダーと過去成果物から全業務を洗い出すという区分を設け、実作業、待ち、やり直し、判断を同じ工数へ混ぜません。
検討資料として年一回と例外業務も別行にしますを作ります。前月・前年同月の成果物と業務一覧が対応する場合は見積りを確定せず、追加測定、原因改善、ピーク月の補正を行います。
体制案へ移す前に、全業務一覧・期限・成果物・担当。全業務の母集団の改善後工数を採用と外注の配分へ使い、必要人員を根拠から算定します。
2. 処理件数と単位
棚卸し項目の処理件数と単位では、月間合計だけで日別・拠点別の集中を見落としますを同じ対象期間から集めます。請求書・仕訳・入金・支払・従業員・口座・拠点・明細ことで、感覚的な忙しさを処理単位と時間へ置き換えます。
測定方法は「請求書・仕訳・入金・支払・従業員・口座・拠点・明細」です。さらに業務ごとに数えられる処理単位と月間件数を決めるという区分を設け、実作業、待ち、やり直し、判断を同じ工数へ混ぜません。
検討資料として一括処理と例外処理を分けますを作ります。元システム又は台帳から件数を再集計できる場合は見積りを確定せず、追加測定、原因改善、ピーク月の補正を行います。
体制案へ移す前に、件数表・抽出条件・対象期間。処理件数と単位の改善後工数を採用と外注の配分へ使い、必要人員を根拠から算定します。
3. 実作業時間
棚卸し項目の実作業時間では、席にいた時間をすべて処理時間として採用工数にしますを同じ対象期間から集めます。開始・終了・件数・入力・照合・作成・中断・担当者ことで、感覚的な忙しさを処理単位と時間へ置き換えます。
測定方法は「開始・終了・件数・入力・照合・作成・中断・担当者」です。さらに通常処理の実作業を15分又は30分単位で記録するという区分を設け、実作業、待ち、やり直し、判断を同じ工数へ混ぜません。
検討資料として資料待ちと承認待ちを別列にしますを作ります。件数当たり時間と固定準備時間を分けられる場合は見積りを確定せず、追加測定、原因改善、ピーク月の補正を行います。
体制案へ移す前に、作業記録・件数・一件時間・固定時間。実作業時間の改善後工数を採用と外注の配分へ使い、必要人員を根拠から算定します。
4. 資料待ちと回答待ち
棚卸し項目の資料待ちと回答待ちでは、待ち時間を採用者の能力不足として扱いますを同じ対象期間から集めます。提出者・提出期限・実着・質問・回答期限・実回答・影響ことで、感覚的な忙しさを処理単位と時間へ置き換えます。
測定方法は「提出者・提出期限・実着・質問・回答期限・実回答・影響」です。さらに資料と回答の待ち時間を処理時間から分離するという区分を設け、実作業、待ち、やり直し、判断を同じ工数へ混ぜません。
検討資料として未提出へ担当と期限を付けますを作ります。待ちの原因と短縮できる社内ルールを特定できる場合は見積りを確定せず、追加測定、原因改善、ピーク月の補正を行います。
体制案へ移す前に、提出履歴・質問台帳・待ち日数。資料待ちと回答待ちの改善後工数を採用と外注の配分へ使い、必要人員を根拠から算定します。
5. 差戻しと再作業
棚卸し項目の差戻しと再作業では、同じ入力を何度も直す工数が隠れますを同じ対象期間から集めます。不足・誤り・条件変更・重複・承認漏れ・修正者・原因ことで、感覚的な忙しさを処理単位と時間へ置き換えます。
測定方法は「不足・誤り・条件変更・重複・承認漏れ・修正者・原因」です。さらに差戻し回数と再作業時間を理由別に記録するという区分を設け、実作業、待ち、やり直し、判断を同じ工数へ混ぜません。
検討資料として修正前後と承認を残しますを作ります。上位三原因へ手順・入力欄・確認を追加できる場合は見積りを確定せず、追加測定、原因改善、ピーク月の補正を行います。
体制案へ移す前に、差戻し一覧・再作業時間・改善記録。差戻しと再作業の改善後工数を採用と外注の配分へ使い、必要人員を根拠から算定します。
6. 判断・例外・専門家確認
棚卸し項目の判断・例外・専門家確認では、定型処理と経営・税務・労務判断を同じ工数にしますを同じ対象期間から集めます。通常・例外・会社承認・税務・労務・法務・質問・回答ことで、感覚的な忙しさを処理単位と時間へ置き換えます。
測定方法は「通常・例外・会社承認・税務・労務・法務・質問・回答」です。さらに判断が必要な件数と相談先を別に集計するという区分を設け、実作業、待ち、やり直し、判断を同じ工数へ混ぜません。
検討資料として定型処理から専門判断を切り離しますを作ります。候補作成、会社判断、資格者判断を区別できる場合は見積りを確定せず、追加測定、原因改善、ピーク月の補正を行います。
体制案へ移す前に、例外台帳・質問・回答・承認履歴。判断・例外・専門家確認の改善後工数を採用と外注の配分へ使い、必要人員を根拠から算定します。
7. 締日と繁忙ピーク
棚卸し項目の締日と繁忙ピークでは、月平均で要員を決め支払日や月末に残業が集中しますを同じ対象期間から集めます。請求締・支払日・給与締・月次・決算・賞与・年末調整・繁忙月ことで、感覚的な忙しさを処理単位と時間へ置き換えます。
測定方法は「請求締・支払日・給与締・月次・決算・賞与・年末調整・繁忙月」です。さらに12か月の件数と締切をカレンダーへ重ねるという区分を設け、実作業、待ち、やり直し、判断を同じ工数へ混ぜません。
検討資料として通常月と最大月を分けて見積もりますを作ります。同日に集中する業務と代替方法を説明できる場合は見積りを確定せず、追加測定、原因改善、ピーク月の補正を行います。
体制案へ移す前に、年間件数・締切カレンダー・ピーク工数。締日と繁忙ピークの改善後工数を採用と外注の配分へ使い、必要人員を根拠から算定します。
8. 採用・外注・専門家への配分
棚卸し項目の採用・外注・専門家への配分では、棚卸し後も全業務を採用者一人へ戻しますを同じ対象期間から集めます。社内事実・定型処理・確認・承認・専門判断・勤務条件・代替ことで、感覚的な忙しさを処理単位と時間へ置き換えます。
測定方法は「社内事実・定型処理・確認・承認・専門判断・勤務条件・代替」です。さらに改善後の業務を社内採用・代行・会社・専門家へ配分するという区分を設け、実作業、待ち、やり直し、判断を同じ工数へ混ぜません。
検討資料として担当者不在時の代替を付けますを作ります。各業務の入力・成果物・責任者・費用を説明できる場合は見積りを確定せず、追加測定、原因改善、ピーク月の補正を行います。
体制案へ移す前に、業務配分表・求人要件・委託範囲。採用・外注・専門家への配分の改善後工数を採用と外注の配分へ使い、必要人員を根拠から算定します。
9. 改善前後の工数比較
棚卸し項目の改善前後の工数比較では、廃止・標準化・自動化・外注・実作業・待ち・再作業を同じ対象期間から集めます。改善前後を同じ処理単位と期間で測ることで、感覚的な忙しさを処理単位と時間へ置き換えます。
測定方法は「改善前後を同じ処理単位と期間で測る」です。さらに削減見込だけで採用時間を減らさないという区分を設け、実作業、待ち、やり直し、判断を同じ工数へ混ぜません。
検討資料として比較表・残存工数・改善未達・担当を作ります。効果未確認の施策は余力として見込まない場合は見積りを確定せず、追加測定、原因改善、ピーク月の補正を行います。
体制案へ移す前に、三か月後に実績で再計算する。改善前後の工数比較の改善後工数を採用と外注の配分へ使い、必要人員を根拠から算定します。
10. 採用要件と予算への変換
棚卸し項目の採用要件と予算への変換では、残存業務・勤務曜日・ピーク・経験・確認者・外注費・代替を同じ対象期間から集めます。業務別の必要時間から雇用形態と外注範囲を組むことで、感覚的な忙しさを処理単位と時間へ置き換えます。
測定方法は「業務別の必要時間から雇用形態と外注範囲を組む」です。さらに万能な一人経理を前提に戻さないという区分を設け、実作業、待ち、やり直し、判断を同じ工数へ混ぜません。
検討資料として求人要件・勤務案・委託範囲・年間費用を作ります。応募状況と入社後実績で条件を更新する場合は見積りを確定せず、追加測定、原因改善、ピーク月の補正を行います。
体制案へ移す前に、経営者が体制案と予算を承認する。採用要件と予算への変換の改善後工数を採用と外注の配分へ使い、必要人員を根拠から算定します。
現場・拠点から資料が届く時間を、経理工数と分けて測る
製造、建設、運送、小売では、納品書、工事日報、運行記録、店舗売上、勤怠が複数拠点から届きます。本社経理が資料を探す時間、現場へ戻す回数、承認を待つ日数を測ると、採用者を増やす前に提出ルールや保存先を改善できる場合があります。
改善後も残る社内調整は採用者へ、会計入力、給与計算、入出金照合、月次資料作成等の標準処理は経理代行へ配分できます。経営者の承認と各専門家の判断を除外してから採用要件を作ると、万能人材を求めず必要な勤務時間と経験を具体化できます。
会社に残す承認と、経理代行へ任せる処理を分ける
会社は全経理業務の件数、時間、締日、待ち、例外、承認、繁忙月を棚卸しし、採用者に任せる仕事、外注する仕事、会社・専門家に残す判断を決めます。
代行先は処理量と資料の状態を基に開始可能な定型業務を整理します。採用人数・勤務時間・外注費は棚卸結果から決め、税務・労務・法務判断は各専門家へ確認します。
経理採用前の業務棚卸しチェックリスト
- 年一回と例外業務も別行にします
- 一括処理と例外処理を分けます
- 資料待ちと承認待ちを別列にします
- 未提出へ担当と期限を付けます
- 修正前後と承認を残します
- 定型処理から専門判断を切り離します
- 通常月と最大月を分けて見積もります
- 担当者不在時の代替を付けます
- 通常月だけでなく過去12か月の最大件数を確認します
- 改善後の工数で採用人数・勤務時間・外注範囲を決めます
READY-TO-USE TEMPLATE
経理業務棚卸表テンプレート
表をコピーし、自社の件数、締切、担当者、承認者、保存先へ置き換えて使えます。
| 管理項目 | 入力・確認対象 | 統制・承認 | 残す記録 |
|---|---|---|---|
| 全業務の母集団 | 担当者が思い出した仕事だけを数え漏れが出ます | カレンダーと過去成果物から全業務を洗い出す | 年一回と例外業務も別行にします |
| 処理件数と単位 | 月間合計だけで日別・拠点別の集中を見落とします | 業務ごとに数えられる処理単位と月間件数を決める | 一括処理と例外処理を分けます |
| 実作業時間 | 席にいた時間をすべて処理時間として採用工数にします | 通常処理の実作業を15分又は30分単位で記録する | 資料待ちと承認待ちを別列にします |
| 資料待ちと回答待ち | 待ち時間を採用者の能力不足として扱います | 資料と回答の待ち時間を処理時間から分離する | 未提出へ担当と期限を付けます |
| 差戻しと再作業 | 同じ入力を何度も直す工数が隠れます | 差戻し回数と再作業時間を理由別に記録する | 修正前後と承認を残します |
| 判断・例外・専門家確認 | 定型処理と経営・税務・労務判断を同じ工数にします | 判断が必要な件数と相談先を別に集計する | 定型処理から専門判断を切り離します |
| 締日と繁忙ピーク | 月平均で要員を決め支払日や月末に残業が集中します | 12か月の件数と締切をカレンダーへ重ねる | 通常月と最大月を分けて見積もります |
| 採用・外注・専門家への配分 | 棚卸し後も全業務を採用者一人へ戻します | 改善後の業務を社内採用・代行・会社・専門家へ配分する | 担当者不在時の代替を付けます |
| 改善前後の工数比較 | 廃止・標準化・自動化・外注・実作業・待ち・再作業 | 削減見込だけで採用時間を減らさない | 比較表・残存工数・改善未達・担当 |
| 採用要件と予算への変換 | 残存業務・勤務曜日・ピーク・経験・確認者・外注費・代替 | 万能な一人経理を前提に戻さない | 求人要件・勤務案・委託範囲・年間費用 |
記入例です。個人情報や銀行情報を記載する場合は、閲覧者、保存先、保管期限を先に決めてください。
運用モデル
全業務を件数、実作業、待ち、再作業、判断、繁忙期へ分解し、改善後に残る社内調整を採用者へ、定型入力・計算・照合を経理代行へ、承認と専門判断を会社・専門家へ配分します。
図解3：採用工数を決める6指標
指標は対象期間、母数、締め時点を固定して比較します。率は分子÷分母×100で算出し、件数・時間・期限は自社の業務量に合わせて設定してください。
月間処理件数
請求・支払・仕訳等の処理単位別件数
実作業時間
入力・照合・作成へ手を動かした時間
待ち日数
資料・回答・承認を待った日数
再作業率
差戻しや変更でやり直した割合
例外比率
通常手順外又は専門判断が必要な割合
ピーク倍率
通常月に対する最大月の業務量
SERVICE
棚卸結果から、採用者へ残す仕事と外部化する処理を決めます
当社は請求、支払、会計入力、給与計算、入出金照合、月次資料の件数と資料状態を確認し、開始可能な業務、会社側で改善する提出・承認、採用者へ残す社内調整を整理します。
COMPANY
会社・経営者
取引・勤怠等の事実、雇用条件、例外、支払・人事・月次数字を承認
PARTNERS
愛知経理代行パートナーズ
会計入力・給与計算・請求・支払・月次の業務量整理を標準化し、社内担当者の業務を支援
MANAGEMENT
会社・各専門家
銀行の最終承認と、税務・労務・法務の専門判断を担当
対応範囲は資料量、件数、利用システム、締め、例外処理を確認して事前にご案内します。専門資格が必要な判断・書類作成・代理手続きは当社サービスの範囲外です。
PRICE
料金プラン
記帳・給与計算・請求書発行をセットにした、規模に合わせて選べる月額プランです。業務量や資料の状態を確認したうえで、必要な範囲をご案内します。
横にスワイプしてプランを確認できます
エコノミー
〜5名・小規模事業者向け
¥24,800／月（税別）
記帳・給与計算・請求書発行をセットで
- 記帳代行 50仕訳／月
- 給与計算 5名まで
- 請求書発行 10件／月
- クラウド会計サポート あり
- 月次試算表レポート あり
シルバー
〜10名・中小規模向け
¥42,800／月（税別）
記帳・給与計算・請求書発行をセットで
- 記帳代行 100仕訳／月
- 給与計算 10名まで
- 請求書発行 15件／月
- クラウド会計サポート あり
- 月次試算表レポート あり
プラチナ
〜15名・成長企業向け
¥59,800／月（税別）
記帳・給与計算・請求書発行をセットで
- 記帳代行 150仕訳／月
- 給与計算 15名まで
- 請求書発行 20件／月
- クラウド会計サポート あり
- 月次試算表レポート あり
仕訳数・人数・請求書の件数を超える場合は追加費用が発生します。詳しくはお問い合わせください。
料金ページを見る →FAQ
よくある質問
Q. 業務棚卸しは何日必要ですか？
A. 通常月は一〜二週間の実測から始め、過去12か月の件数・締切・成果物で繁忙期を補います。年次業務と随時例外も別に追加します。
Q. 担当者の自己申告だけで時間を測れますか？
A. 自己申告に加え、システム件数、成果物、メール受付、差戻し、承認履歴を照合します。監視目的ではなく業務設計のためと共有します。
Q. 待ち時間も採用工数に含めますか？
A. 実作業とは分けます。待ちの間に他業務ができるかを確認し、提出期限、保存先、質問先、承認ルールを改善してから必要工数を見積もります。
Q. 棚卸し後にどの業務を外注しますか？
A. 入力資料と完了条件を標準化しやすい会計入力、給与計算、請求書発行、入出金照合、月次資料作成等が候補です。会社事実と承認は社内へ残します。
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参考にした公式・公的情報
本文の判断軸と、確認に使った一次情報の対応を示します。
一次情報が支える範囲
公的情報は、経理職の一般的な職務、短時間労働者の労働条件、人材活用、情報セキュリティ、個人情報又は税理士業務の境界を確認するために使用しています。件数、日程、分担、評価期間は各社で設計する実務提案です。
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経理採用前の業務棚卸し・要員設計ガイドでは、参照先の最新版と自社規程・実態を確認し、募集・採用、雇用条件、個人情報、給与・労務は最新の法令と行政案内を確認し、必要に応じて弁護士又は社会保険労務士へご相談ください。税務判断・税務相談・申告は税理士へ確認してください。
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