複数の法人カードを利用者・証憑・残高まで管理する

用途不明・私的利用・退職時残存を減らす実務ポイント

カード台帳の識別子は下四桁など必要最小限とし、カード番号全体やセキュリティコードを一般の管理表へ記載しません。実物の保管、アプリ権限、認証端末も誰が管理するか決めます。

利用者には提出期限だけでなく、必要項目を明示します。加盟店名だけで内容が分からない場合は、購入物、業務目的、参加者、案件、納品先などを記録し、経理代行が推測で科目や税区分を決めないようにします。

私的利用が疑われる明細は通常経費として処理せず、本人確認と会社承認へ回します。給与控除や役員貸付金等の具体的処理は顧問税理士等へ確認し、返金までの残高を管理します。

取消や返金は利用月と入金月がずれることがあります。元明細IDへ返金明細を結び、二重に費用を減額しないようにします。ポイントやキャッシュバックも会社方針を決め、継続して処理します。

退職・異動チェックリストに実物カード回収、カード停止、アプリ権限削除、未提出証憑、最終利用明細の確認を入れます。回収だけで安心せず、カード会社側で停止されたことを確認します。

月次照合はカード会社請求額と銀行引落額だけでなく、カード別未払金を確認します。締日後利用、返金、引落エラー、年会費、為替差などを差額理由として残すと、翌月に同じ差異を再調査せずに済みます。