担当者を疑うのではなく、作成・承認・実行・記帳・照合のどこかを別の人・証拠で確認する

不正リスク・重要取引

一人経理でも続けられる横領防止統制では、不正リスク・重要取引を作業、確認、承認に分けます。資産、支払、現金、カード、給与、返金、売上、在庫、口座、権限、金額、頻度の回答者を先に決めることで、「全取引へ同じ重い承認を付ける」を避けます。最初に「金額・換金性・発見困難性で重点を決める」を行い、判断が必要な点だけを横領防止・不正リスク・重要取引表へ切り出します。会社が不正リスク・重要取引の基準・例外を承認します。

完了時は「結果を不正リスク・重要取引の根拠へ戻して説明できる」を証拠で確かめます。不正リスク・重要取引は金額や件数に加え、扱う権限と判断待ちの長さも確認します。不正リスク・重要取引で影響の大きい例外ほど、停止条件を具体的にします。横領防止・不正リスク・重要取引表は不正リスク・重要取引の発生・変更・月次時に更新します。

不正リスク・重要取引の担当、代理承認、期限が変わった項目を先頭に出し、引継ぎ後も同じ結果になるか試します。

取引先登録・口座変更

取引先登録・口座変更は一人経理でも続けられる横領防止統制の前提になります。取引先、法人番号、契約、請求書、口座、変更依頼、折返し確認、登録者、承認者、適用日、ログ、証拠を確定済みと確認待ちに分ければ、「請求担当が振込先も変更する」を早い段階で防げます。実務では「登録・変更・承認を別工程にする」を行います。結果を横領防止・取引先登録・口座変更表へ戻し、口頭の補足も判断材料として残します。

会社が取引先登録・口座変更の基準・例外を承認します。作業終了時は「結果を取引先登録・口座変更の根拠へ戻して説明できる」まで到達したかを承認者が確認します。取引先登録・口座変更の負荷は、対象量だけでなく例外数、回答待ち、締切までの余裕を含めて見積もります。横領防止・取引先登録・口座変更表は取引先登録・口座変更の発生・変更・月次時に更新します。

取引先登録・口座変更の引継ぎでは、前回から変わった条件と残っている確認事項を先に共有します。

請求書・発注・検収

請求書・発注・検収の日程は、一人経理でも続けられる横領防止統制の後工程から逆算します。発注、契約、納品、検収、請求、数量、単価、税、部門、例外、承認、証拠の期限と利用目的を並べ、「請求書だけで支払を承認する」を防ぎます。運用開始後は「発注・検収・請求の三点を支払前に照合する」を実施し、横領防止・請求書・発注・検収表に提出、確認、差戻し、完了の時刻を残します。会社が請求書・発注・検収の基準・例外を承認します。

そのうえで、「結果を請求書・発注・検収の根拠へ戻して説明できる」を月次の判定基準にします。請求書・発注・検収を改善する際は、実際の処理時間と資料・承認を待った時間を分けます。請求書・発注・検収で発生する待ち時間の元が、直すべき工程です。横領防止・請求書・発注・検収表は請求書・発注・検収の発生・変更・月次時に更新します。請求書・発注・検収の期限を越えた項目には影響先と業務を再開する条件を記載します。

支払データ・銀行承認

一人経理でも続けられる横領防止統制では、まず支払データ・銀行承認を確認します。「作成者が銀行で最終実行する」を避けるため、支払候補、口座、件数、総額、作成者、レビュー、承認、送信、実行、結果、変更、ログを対象、確認待ち、対象外に分けます。着手時は「データ作成と銀行実行を分ける」を行い、横領防止・支払データ・銀行承認表に根拠、担当、期限を記録します。会社が支払データ・銀行承認の基準・例外を承認します。

この方針どおりに処理し、最後に「結果を支払データ・銀行承認の根拠へ戻して説明できる」を確かめます。支払データ・銀行承認は件数だけで評価せず、処理待ちと判断待ちを分けて測ります。支払データ・銀行承認で人手や承認時間が必要な箇所を見極めるためです。横領防止・支払データ・銀行承認表は支払データ・銀行承認の発生・変更・月次時に更新します。

変更理由と承認者を残し、次回は「結果を支払データ・銀行承認の根拠へ戻して説明できる」を同じ証拠から再現できるか確認します。

銀行通知・日次監視

一人経理でも続けられる横領防止統制を安定させるには、銀行通知・日次監視の正本が必要です。「月末残高だけを確認する」が起きる場面を先に示し、入出金通知、振込、現金引出、海外、休日、即時、口座、受信者、閾値、例外、調査、完了の参照先を一つに定めます。対応策は「経営者等へ独立した銀行通知を設定する」です。処理済みの内容と確認待ちを横領防止・銀行通知・日次監視表の同じ行で管理します。

会社が銀行通知・日次監視の基準・例外を承認します。完了条件は「結果を銀行通知・日次監視の根拠へ戻して説明できる」です。銀行通知・日次監視の作成者とは別の確認者が証拠を見て判定します。銀行通知・日次監視は、決めた手順で進む項目と判断が必要な項目に分離します。銀行通知・日次監視で判断が必要な項目には、処理を止める条件と質問先を付けます。横領防止・銀行通知・日次監視表は銀行通知・日次監視の発生・変更・月次時に更新します。

銀行通知・日次監視の条件を変更した場合は適用開始日と確認証拠を残し、過去の条件と区別します。

現金・小口・預金引出

一人経理でも続けられる横領防止統制では、現金・小口・預金引出を作業、確認、承認に分けます。現金、金庫、入出金、領収書、釣銭、仮払、引出、実査、差異、鍵、担当、承認の回答者を先に決めることで、「帳簿残だけで現金を合わせる」を避けます。最初に「定期・抜打ちで現物と帳簿を照合する」を行い、判断が必要な点だけを横領防止・現金・小口・預金引出表へ切り出します。会社が現金・小口・預金引出の基準・例外を承認します。

完了時は「結果を現金・小口・預金引出の根拠へ戻して説明できる」を証拠で確かめます。現金・小口・預金引出は金額や件数に加え、扱う権限と判断待ちの長さも確認します。現金・小口・預金引出で影響の大きい例外ほど、停止条件を具体的にします。横領防止・現金・小口・預金引出表は現金・小口・預金引出の発生・変更・月次時に更新します。

現金・小口・預金引出の担当、代理承認、期限が変わった項目を先頭に出し、引継ぎ後も同じ結果になるか試します。

法人カード・私的利用

法人カード・私的利用は一人経理でも続けられる横領防止統制の前提になります。カード、名義、利用日、加盟店、金額、用途、領収書、私的、返金、解約、限度、承認を確定済みと確認待ちに分ければ、「利用者本人が証憑なしで完了する」を早い段階で防げます。実務では「カード明細を本人外の確認者が証憑照合する」を行います。結果を横領防止・法人カード・私的利用表へ戻し、口頭の補足も判断材料として残します。

会社が法人カード・私的利用の基準・例外を承認します。作業終了時は「結果を法人カード・私的利用の根拠へ戻して説明できる」まで到達したかを承認者が確認します。法人カード・私的利用の負荷は、対象量だけでなく例外数、回答待ち、締切までの余裕を含めて見積もります。横領防止・法人カード・私的利用表は法人カード・私的利用の発生・変更・月次時に更新します。

法人カード・私的利用の引継ぎでは、前回から変わった条件と残っている確認事項を先に共有します。

給与・立替・返金

給与・立替・返金の日程は、一人経理でも続けられる横領防止統制の後工程から逆算します。従業員、口座、基本給、手当、賞与、立替、返金、退職、変更日、承認、振込、差額の期限と利用目的を並べ、「従業員マスタ変更と支給を一人で行う」を防ぎます。運用開始後は「マスタ変更と支給結果を変更一覧で確認する」を実施し、横領防止・給与・立替・返金表に提出、確認、差戻し、完了の時刻を残します。会社が給与・立替・返金の基準・例外を承認します。

そのうえで、「結果を給与・立替・返金の根拠へ戻して説明できる」を月次の判定基準にします。給与・立替・返金を改善する際は、実際の処理時間と資料・承認を待った時間を分けます。給与・立替・返金で発生する待ち時間の元が、直すべき工程です。横領防止・給与・立替・返金表は給与・立替・返金の発生・変更・月次時に更新します。給与・立替・返金の期限を越えた項目には影響先と業務を再開する条件を記載します。

会計仕訳・手動修正

一人経理でも続けられる横領防止統制では、まず会計仕訳・手動修正を確認します。「月次後の手動仕訳を見ない」を避けるため、仕訳、作成者、承認者、摘要、証憑、手動、取消、翌月反転、勘定、金額、部門、時刻を対象、確認待ち、対象外に分けます。着手時は「高額・休日・手動・取消仕訳を独立レビューする」を行い、横領防止・会計仕訳・手動修正表に根拠、担当、期限を記録します。会社が会計仕訳・手動修正の基準・例外を承認します。

この方針どおりに処理し、最後に「結果を会計仕訳・手動修正の根拠へ戻して説明できる」を確かめます。会計仕訳・手動修正は件数だけで評価せず、処理待ちと判断待ちを分けて測ります。会計仕訳・手動修正で人手や承認時間が必要な箇所を見極めるためです。横領防止・会計仕訳・手動修正表は会計仕訳・手動修正の発生・変更・月次時に更新します。

変更理由と承認者を残し、次回は「結果を会計仕訳・手動修正の根拠へ戻して説明できる」を同じ証拠から再現できるか確認します。

銀行・補助残高照合

一人経理でも続けられる横領防止統制を安定させるには、銀行・補助残高照合の正本が必要です。「記帳担当が自分の入力だけで残高確認する」が起きる場面を先に示し、銀行、会計、売掛、買掛、カード、預り、仮払、未収、差異、証拠、照合者、期限の参照先を一つに定めます。対応策は「銀行原本から会計・補助残高を別担当が照合する」です。処理済みの内容と確認待ちを横領防止・銀行・補助残高照合表の同じ行で管理します。

会社が銀行・補助残高照合の基準・例外を承認します。完了条件は「結果を銀行・補助残高照合の根拠へ戻して説明できる」です。銀行・補助残高照合の作成者とは別の確認者が証拠を見て判定します。銀行・補助残高照合は、決めた手順で進む項目と判断が必要な項目に分離します。銀行・補助残高照合で判断が必要な項目には、処理を止める条件と質問先を付けます。横領防止・銀行・補助残高照合表は銀行・補助残高照合の発生・変更・月次時に更新します。

銀行・補助残高照合の条件を変更した場合は適用開始日と確認証拠を残し、過去の条件と区別します。

権限・ログ・休暇交代

一人経理でも続けられる横領防止統制では、権限・ログ・休暇交代を作業、確認、承認に分けます。個人ID、MFA、閲覧、入力、承認、管理者、ログ、端末、退職、休暇、交代、棚卸の回答者を先に決めることで、「共用IDと長期固定担当を続ける」を避けます。最初に「最小権限と定期的な担当交代・権限棚卸を行う」を行い、判断が必要な点だけを横領防止・権限・ログ・休暇交代表へ切り出します。

会社が権限・ログ・休暇交代の基準・例外を承認します。完了時は「結果を権限・ログ・休暇交代の根拠へ戻して説明できる」を証拠で確かめます。権限・ログ・休暇交代は金額や件数に加え、扱う権限と判断待ちの長さも確認します。権限・ログ・休暇交代で影響の大きい例外ほど、停止条件を具体的にします。横領防止・権限・ログ・休暇交代表は権限・ログ・休暇交代の発生・変更・月次時に更新します。

権限・ログ・休暇交代の担当、代理承認、期限が変わった項目を先頭に出し、引継ぎ後も同じ結果になるか試します。

通報・発見後対応

通報・発見後対応は一人経理でも続けられる横領防止統制の前提になります。相談窓口、匿名、証拠保全、アクセス、初動、経営者、弁護士、警察、保険、個人情報、再発防止、記録を確定済みと確認待ちに分ければ、「疑いを本人へ先に知らせ証拠を失う」を早い段階で防げます。実務では「通報受付と証拠保全・専門家連携を事前設計する」を行います。結果を横領防止・通報・発見後対応表へ戻し、口頭の補足も判断材料として残します。

会社が通報・発見後対応の基準・例外を承認します。作業終了時は「結果を通報・発見後対応の根拠へ戻して説明できる」まで到達したかを承認者が確認します。通報・発見後対応の負荷は、対象量だけでなく例外数、回答待ち、締切までの余裕を含めて見積もります。横領防止・通報・発見後対応表は通報・発見後対応の発生・変更・月次時に更新します。通報・発見後対応の引継ぎでは、前回から変わった条件と残っている確認事項を先に共有します。