システム名を並べる前に、正本・連携キー・締切・例外・復旧を一枚にする

連携図は、システムの矢印より「誰が直すか」を示す

同じ顧客名や税区分を販売管理・請求・会計で修正すると不一致が再発します。項目ごとに正本と更新責任者を決め、他システムは同期または照合で追随させます。

月次締めではAPIの成功表示だけでなく、元件数・取込件数・除外・重複・金額・主要残高を確認します。差異ゼロでも一件サンプルを請求書や銀行明細まで逆引きします。

障害時は全件再取込を避け、最終成功時刻・未連携ID・再処理対象を固定します。復旧後は二重計上がないことを取引IDと残高で確認します。

連携台帳は、製品名と矢印だけの構成図にしません。入力主体、正本項目、取得方式、更新頻度、締切、承認、連携キー、エラー通知、再処理責任者を経路ごとに記載します。外部ベンダーが変わっても、会社がデータの意味と復旧順を説明できる状態を完了とします。

顧客・取引先・商品・部門・税区分などのマスタは、どのシステムで作成し、どの経路で他へ配るかを決めます。同名でもコードが異なる場合は対応表を版管理し、統合・廃止・有効開始日を記録します。古いコードの再利用は過去取引の追跡を難しくするため避けます。

API連携のテストでは、成功レスポンスだけを確認しません。対象期間、ページ分割、更新済み取引、削除・取消、時刻帯、上限、再送時の重複を確認します。CSVでは列名、順番、文字コード、日付形式、空欄、負数を試し、変更検知の担当を決めます。

会計取込後は、元データ件数、取込件数、除外件数、重複候補、金額・税額を照合します。さらに銀行・カード・売掛・買掛など外部残高と帳簿を合わせ、取引一件を請求書や決済明細まで逆引きします。連携ゼロ件も異常か正常かを判定します。

障害時は、連携を何度も再実行せず、最終成功時刻と未連携取引IDを固定します。手動入力する場合は仮の連携番号を付け、復旧後に自動データと重複しないよう除外・照合します。復旧完了はシステム稼働ではなく帳簿・残高まで一致した時点です。

サービス変更・終了時には、エクスポート形式、保存期間、管理者移管、APIキー停止、外部委託先の権限、電子取引データの所在を確認します。旧システムと新システムの並行期間に同じ取引を二重計上しないよう、基準日と正本を会社が承認します。

請求システムから会計へつなぐ場合は、請求番号、売上日、請求日、税率、値引き、取消、入金予定を確認します。請求書発行成功と売上計上の妥当性は別の判定です。未請求や前受を会計連携から見落とさないよう、販売管理の母集団と請求件数を月次で突合します。

経費システムと法人カードでは、利用明細、申請、承認、領収書、会計仕訳、引落を同じカード取引IDで追います。明細取得だけで証憑回収を完了扱いにせず、未申請・重複申請・返金・個人立替を分けます。締め後の申請は翌月修正とカード残高へ反映します。

給与システムから会計への連携では、支給月、支給日、部門、総支給、控除、預り金、会社負担、振込額を確認します。個人明細を会計担当へ過剰共有せず、集計データと必要な差異だけを渡します。給与確定後の遡及変更は版と再連携番号を残します。